Архивация документов постоянного срока хранения

В делопроизводстве многих компаний, фирм и организаций существует ряд документов постоянного срока хранения. К бумагам, срок хранения которых является неограниченным, относятся материалы относительно личного состава компании, а также другие документы государственной и муниципальной службы.

Как проводится отбор документов постоянного срока хранения?

Чтобы определить круг документов, предназначенных для постоянного хранения, используется номенклатура дел предприятия, причем необходимо просмотреть каждый лист дела. Если обнаруживаются дублирующие экземпляры – они подлежат изъятию, так же, как и всевозможные черновики, копии и бумаги, имеющие временный срок хранения.

Вместе с полистным просмотром дел проводится отбор документов, подлежащих временному хранению, до 10-и лет включительно, срок хранения которых уже истек.

В чем заключается архивация документов?

Архивация представляет собой комплекс переплетных и архивных работ, необходимых для систематизации и упорядочения документов. При проведении архивирования необходимо составление научно-справочного аппарата, то есть номенклатуры дел, описи дел, внутренней описи, акта о выделении к утилизации документов и т.д.

Архивация документов проводится в несколько этапов:

• Подготовительный этап. Специалисты нашей компании анализируют фонд документов организации для выявления его состава и особенностей, знание которых позволяет сделать работу по архивации максимально эффективной и оперативной.
• Сортировка документов. На данном этапе из документального фонда устраняются не имеющие ценности документы, хранение которых не является необходимым.
• Систематизация документов. Чтобы облегчить поиск бумаг, в архиве их распределяют по времени создания, типу, принадлежности к той или иной структуре компании или по другим критериям. Систематизированные документы подшиваются в дела, на которых проставляется печать организации.
• Опись документов. Перед тем, как архивироваться, дела снабжаются титульным листом. На нем указываются перечень скрепленных бумаг, их число, архивный код, срок хранения и другие данные.
• Каталогизация. Данный этап архивации документов предусматривает их помещение в место хранения. Обычно дела распределяются по стеллажам архива в соответствии с их типом – на одной полке находятся накладные, на другой – личные дела сотрудников и т. д.

Переплетные работы

Целесообразно переплетать как документы постоянного хранения, так и документы, подлежащие временному или оперативному (до 5 лет) хранению.

Что касается документов постоянного срока хранения, они могут переплетаться только после окончания обработки архива, экспертизы ценности документов и выделения бумаг для утилизации. В переплетенном виде бумаги хранятся долго, не подвергаясь опасности порчи. Обычно сформированное и переплетенное дело содержит в себе не более 250 листов. Средняя толщина такого дела не превышает 4 см.

Если документы направляются на архивацию, они могут быть подшиты в твердую картонную обложку таким образом, чтобы можно было легко прочесть любую бумагу из папки.

Для чего производятся переплетные работы?

Переплет дел, направленных на архивное хранение, выполняется для:

предупреждения преднамеренной выемки документов; предотвращения случайной потери документов в ходе работы с ними; уплотнения дел, в результате которого высвобождаются офисные площади; формирования дел, предназначенных для представления их на аудит; формирования дел для их передачи на архивное хранение.

Преимущества передачи дел в архив

Работа любой компании не в последнюю очередь зависит от порядка в документах, гарантировать который может архивирование. Среди его преимуществ:

• экономия офисного пространства;
• контроль местонахождения всех бумаг, удобный и быстрый поиск любого файла. Формирование архива сопровождается созданием базы данных, проведением классификации и систематизации;
• возможность замены или восстановления любого утерянного документа;
• уничтожение файла по указанию владельца или по истечении срока хранения. Автоматизированная система архива своевременно напоминает о необходимости утилизации;
• постоянная готовность к аудиторским и налоговым проверкам;
• передача документов в Архивный Фонд Российской Федерации в случае ликвидации компании-заказчика;
• полная конфиденциальность информации и защита от несанкционированного прочтения или изъятия документов.

Архивация документов в компании ОРБ

Архивирование – важная и необходимая процедура функционирования любой организации. Компания ОРБ предлагает комплексные услуги по архивации документов. Квалифицированные сотрудники с огромным опытом работы обеспечат своевременную систематизацию, учет и сохранность ваших бумаг.