Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9

Архивация документов постоянного срока хранения

Архивирование документов постоянного срока храненияВ делопроизводстве многих компаний, фирм и организаций существует ряд документов постоянного срока хранения. К бумагам, срок хранения которых является неограниченным, относятся материалы относительно личного состава компании, а также другие документы государственной и муниципальной службы.

Как проводится отбор документов постоянного срока хранения?

Чтобы определить круг документов, предназначенных для постоянного хранения, используется номенклатура дел предприятия, причем необходимо просмотреть каждый лист дела. Если обнаруживаются дублирующие экземпляры – они подлежат изъятию, так же, как и всевозможные черновики, копии и бумаги, имеющие временный срок хранения.

Вместе с полистным просмотром дел проводится отбор документов, подлежащих временному хранению, до 10-и лет включительно, срок хранения которых уже истек.

В чем заключается архивация документов?

Архивация представляет собой комплекс переплетных и архивных работ, необходимых для систематизации и упорядочения документов. При проведении архивирования необходимо составление научно-справочного аппарата, то есть номенклатуры дел, описи дел, внутренней описи, акта о выделении к утилизации документов и т.д.

Архивация документов проводится в несколько этапов:

Переплетные работы

Целесообразно переплетать как документы постоянного хранения, так и документы, подлежащие временному или оперативному (до 5 лет) хранению.

Что касается документов постоянного срока хранения, они могут переплетаться только после окончания обработки архива, экспертизы ценности документов и выделения бумаг для утилизации. В переплетенном виде бумаги хранятся долго, не подвергаясь опасности порчи. Обычно сформированное и переплетенное дело содержит в себе не более 250 листов. Средняя толщина такого дела не превышает 4 см.

Если документы направляются на архивацию, они могут быть подшиты в твердую картонную обложку таким образом, чтобы можно было легко прочесть любую бумагу из папки.

Для чего производятся переплетные работы?

Переплет дел, направленных на архивное хранение, выполняется для:

предупреждения преднамеренной выемки документов; предотвращения случайной потери документов в ходе работы с ними; уплотнения дел, в результате которого высвобождаются офисные площади; формирования дел, предназначенных для представления их на аудит; формирования дел для их передачи на архивное хранение.

Преимущества передачи дел в архив

Работа любой компании не в последнюю очередь зависит от порядка в документах, гарантировать который может архивирование. Среди его преимуществ:

Архивация документов в компании ОРБ

Архивирование – важная и необходимая процедура функционирования любой организации. Компания ОРБ предлагает комплексные услуги по архивации документов. Квалифицированные сотрудники с огромным опытом работы обеспечат своевременную систематизацию, учет и сохранность ваших бумаг.