Главная > Статьи > Хранение кадровых документов

Хранение кадровых документов

Хранение кадровых документов Кадровые документы в обязательном порядке оформляется любым предприятием. Они подразделяются на:

  • учетные документы, касающиеся персонала;
  • распорядительные бумаги.

Учетная документация включает в себя личные дела сотрудников, алфавитные карточки и книги, журналы учета, штатное расписание, отпускные графики, книги хранения и движения трудовых книжек.

Распорядительная кадровая документация содержит распоряжения и приказы о приеме, увольнении, переводе персонала, взысканиях, поощрениях, данные по предоставленным отпускам. К этой группе относятся все письменные подтверждения изменений в трудовой книжке.

Сроки хранения кадровых документов

Временной промежуток хранения зависит от вида самого документа. Он может быть постоянным или ограничиваться обозначенной датой.

 

Статья

ФЗ РФ

Вид кадрового документа

Сроки хранения

Примечания

333

Данные по работе с кадрами (сводки, сведения, справки, доклады)

Постоянно

 

334

Документация о распределении, приеме, учете, перемещении

5 лет (ЭПК)

 

335

Документация, касающаяся потребности в персонале, высвобождении, сокращении кадров

5 лет

 

336

Записки о личном составе (заменяющие приказы)

75 лет (ЭПК)

Сведения о предоставлении отпуска, взысканиях, дежурствах, командировках внутри страны – срок хранения составляет 5 лет

337

Личные дела персонала (полный объем документации, включая заявления, автобиографии, листки учета, анкеты, результаты аттестации и прочее):

1) руководителей, членов контрольных, руководящих, исполнительных органов, персонала, имеющего звания, ученые степени, награды, премии;

2) остальных работников

Постоянно

 

 

338

Трудовые договора

75 лет (ЭПК)

 

339

Личные карточки

75 (ЭПК)

 

340

Характеристики (при отсутствии личного дела)

75 (ЭПК)

 

341

Документация работников, не принятых на предприятие

12 месяцев

 

342

Подлинные документы (удостоверения, трудовые книжки, аттестаты)

Только до востребования

При отсутствии востребования от 50 лет

343

Документация, не входящая в личные дела (копии приказов, командировочная документы и прочее)

5 лет

 

344

Протоколы конкурсной комиссии

Постоянно

 

345

Документация для лиц, не имеющих личных дел

75 лет (ЭПК)

 

346

Объем переписки об избрании, замещении вакантных должностей

3 года

 

347

Заявления на участие по замещению вакансий

3 года

 

348

Протоколы, касающиеся установки трудового стажа

15 лет

Если нет приказа – 50 лет

349

Штатное расписание

Постоянно

 

350

Списки для:

   

руководящих должностей, исполнительных органов предприятия

Постоянно

 

ветеранов, участников различных боевых действий

Постоянно

 

награжденных, обладающих различными удостоверениями

Постоянно

 

всех работников

75 лет

 

прошедших аттестацию различного типа

5 лет

 

военнообязанных работников

3 года

 

кандидатов на выдвижение

5 лет

 

всех получающих персональные ставки

10 лет

 

351

Отчетные документы

3 года

 

352

Командировочная переписка

5 лет

 

353

Призыв, отсрочка для военнообязанных

3 года

 

354

Документация об установке оклада, ставок, надбавок

5 лет

Если нет приказа – 50 лет

355

Переписка о персональных ставках

5 лет

 

356

Отпускные графики

12 месяцев

 

357

Картонки для приказов по личным делам

75 лет

 

358

Книги, карточки, журналы для учета:

 

После увольнения работника

приема, увольнений, перемещений

75 лет

 

командировок

5 лет

 

военнообязанных

3 года

 

отпусков

3 года

 

личных дел, трудовых соглашений

75 лет

 

выдачи вкладышей, трудовых книжек

50 лет

 

выдача справок

3 года

 

командировочных удостоверений

5 лет

 

Хранятся кадровые документы только в архиве, согласно условиям и срокам, разработанным и принятым законодательно.


×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения