Номенклатура дел

В процессе деятельности любой компании возникает огромное количество документов. Многие из них содержат информацию, которая не может быть утеряна в течение долгого времени. При этом часто отыскать необходимые данные нужно очень быстро.

Найти и использовать бумаги, содержащие важную информацию, можно лишь в случае их четкой стандартизации. Специальным классификационным справочником по Госстандарту, определяющим порядок размещения документации, является номенклатура дел. Она позволяет быстро распределить ценные бумаги по папкам с целью оперативного их поиска впоследствии. Основным ее назначением можно считать систематизацию всех документов. Она представляет собой подробный план расположенных в папки бумаг и определяет систему их хранения.

Даже имея внушительный опыт работы нельзя четко и квалифицированно организовать работу с бумагами, не имея номенклатуры. Это целая структурированная система, которая используется в качестве учетного документа при передаче дел в архив, а также служит основой при определении списка постоянного хранения (сроками 10 лет и свыше). Кроме того, она определяет индексацию дел, поэтому используется при регистрации бумаг.

Цели формирования номенклатуры дел

• укомплектование дел соответствующими исполненными документами;
• систематизация документооборота;
• установление сроков хранения;
• закрепление индексов дел.

Кроме того, номенклатура является центральным документом для описи дел временного и постоянного хранения и служит основным учетным материалом при передаче в архив дел временного хранения. Кроме того, именно она берется за основу при составлении актов на уничтожение бумаг с истекшим сроком хранения и используется как схема при создании справочной картотеки.

При формировании номенклатуры обязательно стоит соблюдать некоторые правила:

• в дело помещаются исключительно исполненные документы;
• в отдельные списки сгруппировываются материалы временного и постоянного срока хранения;
• к делу подшивается по одному экземпляру;
• документация внутри дела размещается в порядке хронологии.

Что содержится в номенклатуре дел?

В нее входят заголовки папок (дел) всех документов (исходящих, входящих, внутренних), с которыми работает компания. Сюда же входят регистрационные и справочные материалы (картотеки, журналы, книги учета и выдачи).

Обычно номенклатура составляется как единый источник информации для всей организации. Включает в себя материалы отдельных подразделений (канцелярия, финансовый отдел, кадровая служба, секретариат).

Виды номенклатуры

1. Для установления состава дел служит стандартная номенклатура. Ее заводят в делопроизводстве однотипных предприятий. Как правило, разрабатывается в учреждениях, имеющих множество подведомственных компанией.
2. Примерная номенклатура имеет сходство с типовой и носит рекомендательный характер, требуется для установления приблизительного состава дел, заводимых в компании, с указанием их индексов.

Кроме всего прочего, в каждой организации составляется индивидуальная номенклатура, которая является систематизированным перечнем заголовков дел, заведенных в делопроизводстве компании в указанном календарном году, с определенным сроком хранения. Оформляется в установленном порядке. Из вышесказанного следует, что ее составление можно считать основополагающим аспектом в делопроизводстве компании.

При ведении делопроизводства составление номенклатуры считается центральным процессом. Поэтому ее составление следует доверять профессиональной компании, способной грамотно и оперативно справиться с данной задачей.