Главная > Статьи > Оцифровка как способ архивного хранения документов

Оцифровка как способ архивного хранения документов

Оцифровка как способ архивного хранения документовВ настоящее время большую актуальность приобрел вопрос об адекватном переносе текстовых материалов на электронные носители. Кроме освобождения площадей фондов и удобства архивного хранения документов данная технология позволяет обеспечить легких доступ к информации из любой точки мира при условии получения специального разрешения.

Обеспечение сохранности

В зависимости от установленных законодательством сроков архивного хранения документов (ФЗ-N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 г.) рациональнее использовать разные носители информации. Кроме этого, необходимо обеспечить 100 % сохранность оцифрованных материалов.

Инновационные компьютерные интеграции и создание новых приводов чтения с заменой устаревших создают проблемы с воспроизведением данных, для которых предусмотрены длительные сроки архивного хранения документов. Для этих целей, предлагается проводить периодическую инвентаризацию информационных баз с их переносом на более современные носители.

Как вариант, рассматриваются конвертации в наиболее распространенные файловые типы:

  • текстовые – txt, rtf, pdf;
  • графические – tiff, jpg;
  • таблиц и базы данных – db, dbf, xls, txt;
  • или, в качестве долгосрочной альтернативы, создание межплатформенных форматов XML.

Подлинность электронных документов

При передаче документов на архивное хранение проводится экспертиза их ценности, согласно установленным законодательством РФ нормам. После определения их значимости и в соответствии с утвержденными сроками архивного хранения документов специалистами производится процедура оцифровки. Для данных целей используется стандартный или промышленный сканер с функцией полноцветного сканирования. Документу присваивается персональное имя и регистрируются учетные электронные данные. Для обеспечения защиты при организации архивного хранения документов в электронном виде используется цифровая подпись (ЭЦП).

Передача дел на архивное хранение

Согласно требованиям положений закона «Об архивном деле в Российской Федерации» передача документов на архивное хранение сопровождается программой, воспроизводящей данную электронную информацию.

Архивное хранение оцифрованных документов на носителях производится в специально оборудованных помещениях фондов.


×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения