Особенности оборота бухгалтерской отчетности
Движение первичных документов в бухучете происходит в соответствии с графиком документооборота, который составляет каждая компания или предприятие в зависимости от специфики своей деятельности. Обычно разработкой схемы документооборота занимается главный бухгалтер компании, после чего руководитель сможет утвердить график.
Зачем нужна схема документооборота?
Грамотно составленный и полностью соблюденный план позволяет:
- определить количество отделов и сотрудников, которые будут работать с документами;
- рационально распределить обязанности;
- укрепить функции бухучета;
- обеспечить формирование отчетности четко в срок.
Всю ответственность за работу сотрудников и оборот документов (их передачу между подразделениями, составление отчетов, а также соблюдение графика) несут лица, подписи которых имеются на документах. При этом общий контроль над всем этим процессом производит главный бухгалтер.
Этапы движения бумагооборота:
- Появление (составление) документа во время заключения сделки.
- Передача в бухгалтерию.
- Всесторонняя проверка документов (по форме, содержанию и арифметическая).
- Бухгалтерская обработка документации: таксировка, группировка, контировка.
- Составление учетных регистров и последующая сдача документов на хранение в архив.
Законодательная база
Документооборот первичной документации регламентирует закон «О бухгалтерском учете». Среди самых важных его положений:
- право на предоставление документов третьим лицам. Первичную документацию по законодательству нельзя предоставлять и не могут изымать третьи лица без постановления уполномоченных органов (суда, прокуратуры, органов внутренних дел). При его наличии главный бухгалтер обязан сделать копии нужных бумаг и отдать их представителям государственной власти, предварительно указав на них дату и основание для изъятия;
- регистры бухгалтерского учета не должны быть доступны для третьих лиц. Они предназначены для составления отчетов о финансовой деятельности компании. Вносить изменения в регистры после обработки документов и их принятия в архив запрещено. Однако при выявлении ошибок можно исправить регистр, но для этого нужно обосновать свои действия, затем внести правки, указав их дату и поставив подпись ответственного лица;
- сроки хранения бухгалтерской отчетности. Любой документ, связанный с бухгалтерией, должен быть сохранен на протяжении минимум 5 лет. В любом случае, сроки хранения всех документов компании имеют строгий регламент.
Важно помнить о том, что порядок бухгалтерского документооборота прописан в Законодательстве РФ, поэтому за нарушение правил предусмотрено наказание ответственных и руководящих лиц в виде административной и (в некоторых случаях) уголовной ответственности.
