Главная > Статьи > Особенности создания электронного архива документов

Особенности создания электронного архива документов

Особенности создания электронного архива документовСистема электронного архива имеет ряд особенностей: типы документов, которые хранятся в базе, их разрешение, формат хранения и т.д.

Какие документы нужно сканировать?

Естественно, сканировать весь документооборот компании для создания электронного архива не имеет смысла. Но в зависимости от особенностей структуры организации, направления ее деятельности, существующих внутренних правил обращения с документацией может появиться необходимость цифрового копирования различных материалов. Чаще всего требуется сканирование:

  • финансовых документов (накладные, счета-фактуры);
  • юридических документов (соглашения, договоры, контракты);
  • бухгалтерские материалы.

Какое разрешение выбрать?

Во время сканирования документов необходимо правильно подобрать все технические параметры, чтобы в итоге получить качественный вариант для хранения в электронном архиве. В соответствии с рекомендациями Национального архива США, наилучшим разрешением при сканировании документов является 300 dpi (точек на дюйм). Такое разрешение не только позволяет создать высококачественную копию, но и получить при последующей печати документ, информация в котором полностью соответствует подлиннику. Иногда для сканирования используется большее разрешение (если документ имеет сложную структуру или схему с множеством мелких деталей).

Какой формат хранения выбрать?

Для хранения документов в электронном архиве чаще всего используется два типа формата – tiff или PDF.

Если вам необходимо получить копию, которая полностью соответствует оригиналу, т.е. имеет такой же внешний вид, качество, те же особенности и полностью всю информацию – следует выбрать формат tiff (англ. Tagged Image File Format — формат хранения растровых графических изображений). Документы, которые сохранены в этом формате, используют не только для хранения в электронном архиве, но и для постоянного обращения. Единственный недостаток формата tiff – большой размер получаемых документов, т.е. при сканировании большого количества документов необходимо много место на хранящем носителе. Из-за большого размера файлы в таком формате также не очень удобно передавать по пользовательской сети.

Если вам нужно постоянно обращаться к отсканированным документам, часто пересылать их и печатать, то следует выбрать формат PDF (англ. Portable Document Format — переносимый формат документов). Сегодня чаще всего используют двухслойные документы PDF, где на одной странице расположен и отсканированный, и распознанный вариант информации, т.е. у пользователя появляется возможность не только читать, но и использовать контекстный поиск.

Чаще всего при создании системы электронного архива заказчик предпочитает получить документы в обоих форматах: tiff – для хранения и высококачественной печати; PDF – для постоянного использования офисными работниками.


×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения