Подготовка дел к архивному хранению

Часть документов, которые образуются в процессе деятельности любой организации, для дальнейшего использования и хранения необходимо передавать в архив. Среди них дела по личному составу, постоянного или временного (более 10 лет) хранения.

Основные этапы

Подготовкой документов к сдаче в архив занимаются секретари или работники документационного обеспечения управления (ДОУ). Они выполняют целый комплекс определенных задач.

Экспертиза ценности

На основе перечней документов и номенклатур дел определяют сроки хранения и ценность документов. По результатам экспертизы составляют опись о выделении бумаг на хранение и уничтожение. Экспертизу должна производить специально созданная экспертная комиссия.

Оформление дел

В зависимости от срока хранения может быть произведено полное или частичное оформление, которое включает в себя проведение следующих работ:

• проверка грамотности группировки документов в дела – заключается в контроле соответствия бумаг в деле заголовку и расположению внутри папки по определенным принципам (алфавит, тип вопроса, хронология);
• подшивка (брошюровка). Осуществляется при полном оформлении дел. Как правило, зачастую производят подшивку в твердую обложку, при этом одна брошюра не должна превышать 250 листов. За последним документом необходимо вложить лист для заверительной записи;
• нумерация листов дела – необходима для удобства и обеспечения сохранности документов. Для этого можно использовать только нумератор или черный графитный карандаш. Итоги нумерации обязательно фиксируют в доверительной записи;
• составление листа-заверителя. В листе нужно указывать особенности состояния дела (надорванное, подклеенное), а также другие нюансы документов (отсутствуют некоторые листы, нарушена нумерация). После этого лицо, составившее лист, должно произвести заверительную запись, указать свою должность, ФИО, дату составления и оставить личную подпись;
• составление внутренней описи документов дела – требуется в случаях, когда в делах содержатся документы особой ценности (патенты, судебные дела и прочие);
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка, дат, названия организации, индекса и прочих) – выполняется при необходимости.

Оформление описи дел

На дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись – справочник, в котором отражен систематизированный перечень единиц хранения. Она необходима для учета и систематизации документов. Описи формируются отдельно на дела постоянного, временного хранения, а также на дела по личному составу. Располагать дела в описи необходимо по их значимости. В ней обычно содержатся годовые разделы, в каждый из которых включены описательные статьи каждого дела, имеющего свой порядковый номер. Составлять описи необходимо в 3 или более экземплярах: для структурного подразделения и для передачи в архив.

Составление акта о выделении дел к уничтожению

После оформления дел и передачи их на хранение необходимо грамотно оформить утилизацию документов, которые утратили практическое значение. Важно обратить внимание на то, что уничтожение документов без проведения экспертизы их ценности запрещено.

Особенности передачи дел в архив

После этого бумаги готовы к передаче в архив. Прием-передачу дел проводят уполномоченные лица: сотрудник структурного отделения компании либо работник архивного отдела. При передаче документов необходимо заполнить все экземпляры описи, поставив пометки напротив полученных дел, затем составить архивную опись и заверить ее.

В случае если документы будут храниться не в офисе, а в частной архивной компании, их тщательно упаковывают и наклеивают штрихкоды: один на короб, другой на корешок внесенного в опись дела. Для повышения сохранности архивных документов короба можно опечатать (опломбировать) с применением одноразовых пластиковых пломб.

Отдельно стоит сказать о том, что передача документов на архивное хранение должна быть произведена с учетом требований и норм законодательства. За нарушение правил предусмотрена ответственность в виде штрафа.