Главная > Статьи > Сдача документов в архив, подготовка документов

Подготовка документов для сдачи в архив

Сдача документов в архив, подготовка документовПодготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи.

Проведение экспертизы ценности документов

Данная процедура призвана выявить и разграничить документы по трем основным категориям:

  • Подлежащие для передачи в архив – дела постоянного и временного срока хранения свыше 10 лет, а также по личному составу.
  • Предназначенные для хранения в структурных подразделениях организации – документы временного срока хранения до 10 лет включительно.
  • Выделенные к уничтожению документы.
  • В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.

    Оформление дел

    Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет. При этом данная процедура подразумевает проведение следующих работ:

    • Нумерация листов дела. Производится с целью закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности. При этом число листов в одном деле не должно быть более 250.
    • Составление заверительной надписи. Она содержит подробную информацию обо всех пронумерованных листах дела (их количестве, пропущенных, литерных номерах и т.д.). Лист-заверитель, как правило, помещается в конец дела перед выполнением переплета.
    • Внутренняя опись документов (по необходимости). Составляется для учета особо ценных документов, например, в личных или судебных делах. Она содержит информацию о номерах, видах и кратком содержании таких документов и т.д.
    • Подшивка. Перед переплетом из дела удаляются все металлические крепления. Подшивка выполняется в 4 прокола с использованием картонной обложки. При этом необходимо следить за тем, чтобы после оформления переплета текст документов можно было прочесть.

    Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно оформлять по упрощенным правилам. В частности, нет необходимости нумеровать листы, составлять лист-заверитель и систематизировать документы. Кроме того, они могут оставаться в обычных папках-скоросшивателях, без выполнения переплета.

    Составление описи

    Опись в обязательном порядке составляется на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Ее основное назначение – обеспечить учет, сохранность и систематизацию всех единиц, передаваемых в архив.

    Данный документ составляется по установленной форме и содержит развернутую информацию по каждому делу (номер, индекс, заголовок, дата заведения, количество листов и т.д.). Эти сведения называются описательными статьями. Под последней из них, в конце документа, делается итоговая запись, содержащая информацию о количестве дел, которые числятся в описи, и особенностях их нумерации.

    Только после согласования и подписания описи уполномоченными лицами становится возможной сдача документов в архив.


    ×

    * Поля со звездочкой обязательны для заполнения

    ×

    * Поля со звездочкой обязательны для заполнения

    ×

    * Поля со звездочкой обязательны для заполнения