Главная > Статьи > Порядок сдачи и подготовки в текущий архив бухгалтерских документов

Порядок сдачи и подготовки в текущий архив бухгалтерских документов

Порядок сдачи и подготовки в текущий архив бухгалтерских документовВ бухгалтерии организации скапливается большое количество документов. Согласно закрепленным в законодательстве нормативам, каждый из них имеет определенный срок и правила хранения. Чтобы избежать чрезмерного скопления бумаг, не позднее 3 лет после выхода их из текущего документооборота они сдаются в архив.

Подготовка документов к сдаче в архив включает несколько процедур:

  • первичная экспертиза ценности – определение сроков хранения, выделение бумаг к уничтожению, сортировка;
  • формирование дел;
  • оформление дел;
  • составление номенклатуры;
  • создание описи.

Сроки хранения документов

Бухгалтерские документы положено хранить не менее 5 лет с начала года, следующего за годом окончания их использования. Перечень документов со сроками хранения прописан в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организации» (утвержден Росархивом от 06.10.2000 г.) и в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 г. №03.33пс (для акционерных обществ).

Приведем некоторые документы и сроки их хранения:

  • квартальные отчеты, кассовые документы, журналы регистрации счетов и т.д. – 5 лет;
  • годовые отчеты, документы инвентаризации – 10 лет;
  • лицевые счета и расчетные ведомости по начислению заработной платы сотрудников – 75 лет. Формируются в отдельные дела и передаются в архив после увольнения сотрудника.

Формирование дел

В одну папку подшиваются документы по одному вопросу и с одним сроком хранения. Также разделяются годовые, квартальные и месячные отчеты. Хранению подлежат подлинники документов, при отсутствии такой возможности – заверенные копии (по одному экземпляру в деле).

Лицевые счета сотрудников формируются отдельно, документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Месячные отчеты группируются по годам и располагаются в хронологическом порядке. Таким же образом формируются дела по переписке. Приложения подшиваются вместе с документом, к которому они относятся, даже если даты их составления отличаются.

Оформление дел

К каждому сформированному делу составляется опись содержащихся в нем документов с указанием общего количества (лист-заверитель). Все бумаги в деле обязательно нумеруются. На титульном листе папки указывается:

  • наименование организации;
  • индекс в соответствии с номенклатурой дел;
  • дата составления;
  • номер по описи;
  • срок хранения.

Опись дел, передаваемых на хранение, составляется при сдаче в архив. По делам, касающихся личного состава, составляется отдельная опись. Всего подготавливают 3 экземпляра: 2 из них остаются в архиве, один – в бухгалтерии.


×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения