Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9

Правила архивации кадровых документов

Правила архивации кадровых документовКадровые документы являются основой для расчета трудового стажа. Согласно установленному законодательству, их необходимо хранить 75 лет, оформляя в специальные дела. В них входят оригиналы документов в одном экземпляре, а при их отсутствии – копии.

Законодательная база

Правила архивации кадровых документов прописаны в Положении об Архивном фонде РФ, пункт 6 (утвержден Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. №552) и в ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ. По Положению документы по личному составу работодатель обязан хранить в течение 75 лет с даты увольнения сотрудника. В случае, если компания ликвидирована и у нее нет правопреемника, все личные дела передаются в государственный или муниципальный архив.

Подготовка документов к архивации

После увольнения сотрудника касающиеся его документы переходят с текущего хранения в отделе кадров в архив организации. Перед этим проводится :

Формирование дела

Архивному хранению подлежат документы со сроком хранения более 10 лет. В перечень таких бумаг входит более 40 наименований. Все их можно разделить на группы:

Оформление дела

В каждом деле обязательно должны присутствовать:

Экспертиза ценности

Данная процедура проводится в несколько этапов. Первоначально бумаги сортируются в текущем документообороте, затем определяется срок хранения бумаг во время формирования дела. Далее происходит проверка при сдаче дел в архив.

Описание дел

При сдаче документов в архив составляется опись, отдельная от других типов дел. Данные в ней соответствуют информации на обложке каждого дела, в конце фиксируется количество дел, вошедших в опись. Один экземпляр передается в структурное подразделение (в данном случае – отдел кадров), два остаются в архиве.