Когда мы выбрасываем очередной листок, даже клочок бумаги, мы не задумываемся о его дальнейшей судьбе. В лучшем случае человек рвет документ на маленькие кусочки для того, чтобы информация, содержащаяся в нем, не стала достоянием других людей. И бумага занимает свое почетное место на свалке.

Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.

Архивное дело существует с незапамятных времен. Еще в Х веке для сохранения документов была придумана специальная должность — ларник. А первая архивная опись, дошедшая до наших дней, датируется 1288 годом.

Сегодня для уничтожения документов на законных основаниях можно использовать самые различные методы. Самые известные в их числе — шредирование, сжигание, химическая обработка и закапывание.

Как у вас организован электронный документооборот? Если задать такой вопрос нескольким компаниям, то скорее всего ответы будут следующими:

• мы опечатываем документы и больше ими не пользуемся;
• у каждого сотрудника на компьютере хранятся нужные ему файлы;
• я всегда могу извлечь из почты необходимый документ!

Порядок хранения и уничтожения документов в нашей стране регламентируют следующие законы и нормативные акты:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000.
• Основные правила работы архивов организации от 06.02.2002.

Архивация документов – это процесс подготовки бумаг к дальнейшему архивному хранению. Стандартное резервное копирование состоит из обработки, систематизации и каталогизации документов.

В делопроизводстве многих компаний, фирм и организаций существует ряд документов постоянного срока хранения. К бумагам, срок хранения которых является неограниченным, относятся материалы относительно личного состава компании, а также другие документы государственной и муниципальной службы.

Архивной обработкой документов называют комплексное обследование наличия и состояния бумаг и дел имеющегося фонда. Сюда же входят выполнение экспертизы ценности бумаг, определение сроков их хранения, сортировки и систематизации дел, отчетов и т.д., а также составление описей.

Работа любой организации сопровождается постоянным появлением новых документов: заканчивается срок хранения одних бумаг, возникают другие, в которых находится важная для дальнейшей успешной работы информации.

Страницы: 1 2 3 4 5 6