После того как руководство принимает решение о прекращении деятельности своего предприятия, ему необходимо уделить внимание вопросу, касающемуся дальнейшей судьбы документации ликвидируемой организации.

Любая организация независимо от вида деятельности производит уничтожение материалов по мере истечения их периода хранения. Осуществляются все необходимые мероприятия согласно Перечню управленческих документов с установленными сроками хранения, образующихся в процессе работы организации.

Первичные бухгалтерские документы содержат информацию обо всех хозяйственных операциях предприятия: поступлениях в кассу, перечислениях по расчетному счету, начислении и выплате заработной платы. Они являются основанием для составления регистров учета. Утрата хотя бы одного из первичных документов искажает данные бухучета и является правовым нарушением.

Работы по наполнению и созданию архивного фонда предприятия должны проводиться согласно правилам архивной обработки документов в соответствии с федеральным законом РФ.

Электронные документы давно уже стали реалиями повседневной офисной жизни, причем не только коммерческих организаций, но и государственных учреждений. Поэтому вопросы хранения электронных материалов слишком актуальны, чтобы их игнорировать.

При сдаче документов на архивное хранение требуется их специальная подготовка. Сначала необходимо их разобрать в соответствии с назначением, а затем подготовить для сшивания. Для этого, прежде всего, нужно проверить наличие свободного левого поля, размером не менее 20 мм, используемого для прошивки листов. Если этого поля нет, то текст может быть нечитаемым. Такой документ нельзя сдать на архивное хранение, его необходимо привести в соответствие с требованиями.

Надлежащее архивное хранение дел обеспечивает рациональную организацию деятельности, связанную с документооборотом, и соблюдение действующего законодательства, регулирующего сферу деловых бумаг и информации.

Прежде чем документация отправляется на архивное хранение дел, осуществляется опись бумаг. Это своего рода справочник, в котором собраны заголовки дел. Благодаря нему можно обеспечить систематизацию документов, с которыми должны быть проведены архивные рыботы, раскрыто их содержание и быстро найдены нужные виды материалов.

Чтобы создание электронного архива было выполнено грамотно и качественно, документы необходимо обрабатывать последовательно. Работа по его созданию включает в себя 4 этапа.

Уничтожение документов является очень ответственным процессом в делопроизводстве любой организации. Ценность и значимость документации может быть различной. Так одни материалы довольно быстро теряют значение, а другие – используются в течение долгого времени. И пока срок хранения документов не истек, их утилизация невозможна.

 Страницы: 1 2 3 4 5 6