Электронный архив представляет собой информационную систему, которая предоставляет многопользовательский доступ к электронным документам. Электронный архив призван выполнять множество функций.

Электронный архив документов является решением, которое позволяет значительно упростить работу с информацией, а также повысить производительность труда благодаря быстрому поиску нужной копии, доступности из любой точки мира, а также четкой иерархии системы доступа.

Сканирование различных документов для последующего создания электронного архива имеет собственные особенности. К примеру, сканирование книг и широкоформатное сканирование имеют различную трудоемкость и разное оборудование, необходимое для использования. Поэтому скорость и цены на сканирование документов различного типа могут значительно отличаться.

Система электронного архива имеет ряд особенностей: типы документов, которые хранятся в базе, их разрешение, формат хранения и т.д.

Сканирование документов представляет собой процесс оцифровки аналогового любого изображения (слайд, фотография, текст, иллюстрация) посредством специального устройства – сканера. Сканирование осуществляется для того чтобы получить цифровую копию оригинала, которая пригодна для компьютерной обработки.

Замена бумажных архивов электронными – это возможность значительно усовершенствовать систему хранения документов, а также облегчить и ускорить поиск нужных данных. Электронный архив представляет собой систему структурированного хранения имеющихся в учреждении электронных документов. Система электронного архива выполняет определенный набор функций.

На первый взгляд, сканирование документов – процедура несложная, а овладеть ее секретами может любой желающий. В действительности дело обстоит несколько иначе. В случае, когда важно сохранить и не исказить информацию, содержащуюся, к примеру, в чертежах или графиках, услуги сканирования целесообразно заказывать в специализированных компаниях. Это относится и к документам с мелким шрифтом, схемам, диаграммам, а также крупным объемам разнопланового текста.

Электронный архив и документооборот – разные понятия. На самом деле все достаточно просто. Электронный архив – это база оригиналов документов, которые оцифрованы и распознаны. В состав такого архива могут входить нормативно-технические документы, справочная информация. А электронный документооборот – это вся текущая документация предприятия в оцифрованном виде.

С давних времен в учреждениях и организациях была принята практика традиционного делопроизводства, то есть архивирование документов исключительно на бумажных носителях. После того как началось повсеместное внедрение автоматизации, появилась необходимость длительного хранения электронных документов.

Оперативное хранение документов включает в себя размещение и использование всевозможных бумаг, начиная с момента их заведения и заканчивая архивированием. Согласно перечням типовых документов, у каждого из них имеется определенный срок хранения. Это означает, что размещение оперативного типа решает также задачи мониторинга сроков содержания и уничтожения просроченных документов.

Страницы: 1 2 3 4 5 6