Архивная обработка документов в процессе ликвидации организации

Архивной обработкой документов называют комплексное обследование наличия и состояния бумаг и дел имеющегося фонда. Сюда же входят выполнение экспертизы ценности бумаг, определение сроков их хранения, сортировки и систематизации дел, отчетов и т.д., а также составление описей.

При ликвидации организации архивные документы должны быть переданы специальной комиссией на хранение в соответствующий архив. Предварительно производится упорядочение бумаг ликвидируемой организации.

Подготовка к архивной обработке

Прежде чем происходит передача документов на архивное хранение, должны быть составлены описи дел по личному составу временного хранения (до 75 лет), а также описи дел временного хранения (до 10 лет), сроки хранения которых еще не истекли. Еще один необходимый акт — о направлении на ликвидацию дел, не подлежащих хранению.

Если у ликвидируемой компании имеется правопреемник или вышестоящая организация, то архивное хранение документов выполняет в дальнейшем именно ее силами. Если такая организация отсутствует, то упорядоченные бумаги передаются в государственный или муниципальный архив.

Отбор документов, которые подлежат хранению, выполняется путем внимательного просмотра дел. Чтобы провести качественную экспертизу ценности документов, совершенно недостаточно просмотреть только заголовки на обложках. При этом лишние документы (например, копийные экземпляры) изымаются из папок.

Что включает в себя архивная обработка?

Архивная обработка документов предусматривает:

• систематизацию документов в деле;
• переплет или подшивку дела;
• нумерацию всех листов;
• составление заверителя дела;
• составление описи документов.

К документам по личному составу, которые имеют 75-летний срок хранения согласно законодательству, относятся различные приказы и распоряжения, например, о премии, поощрении, увольнении, перемещении сотрудников, их длительных командировках и длительных отпусках.

На протяжении 5-и лет должны храниться приказы и распоряжения о взысканиях и дежурствах, о предоставлении учебных и очередных отпусков, краткосрочных командировках.

Для хранения в государственном или муниципальном архиве направляются распоряжения и приказы, подлежащие хранению в течение 75 лет. Документы, подлежащие 5-летнему хранению, включаются в акт на утилизацию (при условии, что истек срок хранения).