Архивное хранение персональных данных работника

Согласно закону от 27 июля 2006 года «О защите персональных данных» № 152-ФЗ обработка, хранение и уничтожение документов персонального типа должны осуществляться по принципам, соответствующим целям лица - субъекта данной информации. При этом способ хранения и обработки персональных данных заранее оговаривается, что позволяет гарантировать соблюдение условия неразглашения и безопасности личной информации работника.

Что относится к персональным данным

В соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ, к персональным относятся следующие данные:

• Ф.И.О.;
• дата, месяц, год и место рождения;
• адрес прописки и проживания;
• семейное положение;
• социальный и имущественный статус;
• образование;
• профессия;
• доходы.

Также по требованию работника к персональной информации могут быть добавлены любые другие сведения.

Нормативное соответствие

Каждый работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность персональных данных своих сотрудников: их обработку, архивное хранение и своевременное уничтожение. Данное обязательство должно регламентироваться соответствующим документом — «положением о защите персональных данных» или «обязательством о неразглашении персональных данных», принятом на конкретном предприятии или организации. Причем в соответствии со статьей 90 ТК РФ работодатель несет дисциплинарную, административную, уголовную или гражданско-правовую ответственность за несоблюдение вышеуказанного требования обработки, хранения архивной документации, личных дел в том числе.

Требования к архивному хранению дел и уничтожению персональных данных

Критерии законности действий, производимых над личными данными сотрудников, регламентируются статьей 24 Конституции РФ, главой 14 Трудового кодекса РФ, а также статьей 137 Уголовного кодекса РФ.

В виду вышеуказанных нормативных актов внеофисное хранение документов сотрудников выполняется по следующим требованиям:

• все действия с личной информацией могут осуществляться только в целях содействия работникам в трудоустройстве, обучении, продвижении в карьере, а также личной безопасности;
• все персональные данные следует получать только от самого носителя;
передавая любую личную информацию, лицо, осуществляющее архивное хранение, должно предупредить о целях, в которых данные могут быть использованы.