Электронный архив – теория и практика внедрений

Электронный архив не просто программа, предназначенная для хранения документов. Это мощный инструмент повышения конкурентоспособности любого предприятия. Он позволяет с большей эффективностью хранить, обрабатывать и использовать информационный ресурс компании.

Теория внедрения

В теории порядок создания электронного архива выглядит достаточно простым и понятным. Он включает в себя следующие основные этапы:

• Определение требований к электронному архиву, основных целей и задач, которые он должен решать.
• Отбор и систематизацию бумажных документов для последующего перевода в цифровой вид.
• Сканирование и трансформацию полученных файлов в необходимый формат.
• Подготовку технической и разработку программной части электронного архива (выделение сервера под хранение данных, создание системы каталогов, навигации по документам и т.д.).
• Ввод отсканированной информации в систему и интеграцию готового решения в информационное пространство предприятия.

Практика внедрения

На практике же фактически на каждом из этапов создания и внедрения электронного архива остается риск появления определенных трудностей. Например, в процессе сканирования могут возникнуть трудности с распознаванием потерявших вид документов. Всегда актуальной остается проблема устаревания носителей и программного обеспечения, с помощью которых производится работа электронного архива.

Для того чтобы избежать этих и многих других затруднений, создание и внедрение базы архивных документов следует доверять узкоспециализированным компаниям. Только профессионалы с учетом поставленных задач помогут правильно подобрать:

• Разрешение и формат для отсканированных документов. Например, PDF лучше подойдет для баз данных, где предполагается регулярное обращение к электронному архиву и пересылка файлов по сети.
• Критерии поиска документов в массиве информации. В частности, это могут быть простые стандартные запросы по имени, номеру файла и т.д. Или же, например, более сложный вариант – поиск по контексту.
• Оптимальную структуру базы данных. Например, с сортировкой по годам, типу документов и т.д.

Не следует также забывать, что внедрение электронного архива требует серьезных ресурсов. Это оборудование, программное обеспечение для сканирования в промышленных масштабах; мощный надежный сервер, где будут храниться данные и, наконец, значительные временные и трудозатраты на сортировку и перевод документов в электронный вид. Все эти ресурсы без ущерба для деятельности предприятия может предоставить только сторонняя компания. Именно поэтому практика внедрения электронных архивов – это в первую очередь обращение к специалистам.