Хранение кассовых документов

Правильное оформление и хранение кассовых документов – одна из самых сложных задач при организации бухгалтерского учета на предприятии. Порядок проведения этих операций регламентируют Постановления Госкомстата РФ, Налоговый кодекс, федеральные законы и положения российского Центробанка. К тому же, в указанные нормативно-правовые акты с завидным постоянством вносятся изменения, что еще больше усложняет работу с кассовыми документами для организаций и предпринимателей.

Основные виды документов

По состоянию на 2014 г. оформление любых операций с кассой осуществляется на основе 6 основных документов:

• приходных ордеров по форме № КО-1, предназначенных для оформления поступлений в кассу денежных средств;
• расходных ордеров по форме № КО-2, фиксирующих выдачу наличности из кассы;
• кассовой книги по форме № КО-4, дающей обобщенную информацию о кассовых операциях компании;
• книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, которая применяется для регистрации движения средств между главным и остальными кассирами или доверенными лицами;
• расчетно-платежной ведомости, применяемой для расчета и выплаты заработной платы;
• платежной ведомости.

Все эти и другие кассовые документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ.

Сроки и правила хранения

Согласно действующему законодательству для первичных учетных документов, к которым относятся и кассовые, установлен срок хранения в 5 лет. Отсчет производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отдельно следует сказать о расчетно-платежных ведомостях. При отсутствии лицевых счетов у сотрудников хранение данного вида кассовых документов должно осуществляться на протяжении 75 лет. По истечении установленных сроков вся кассовая документация может быть уничтожена или передана в архив при условии, что по ней нет споров, разногласий, следственных и судебных дел.

Предписанный порядок хранения кассовой документации базируется на следующих основных правилах:

• документы должны формироваться в сшив за каждый день не позднее следующего рабочего или первого выходного дня после рабочего;
• контроль над формированием дел осуществляет либо кассовый работник, либо руководитель компании;
• при создании сшива документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов (сначала по дебету, затем по кредиту);
• перед передачей дел в архив производится опись документов.

Ответственность за сохранность кассовой документации несет руководитель организации. При несоблюдении описанных выше правил на него может быть возложена административная ответственность в виде штрафа от нескольких тысяч до сотен тысяч рублей.

Именно поэтому к организации хранения документов на предприятии следует относиться со всей ответственностью. Лучше всего обратиться за помощью к профессионалам – таким, как крупная архивная компания «ОРБ» с хорошей репутацией и 10-летним опытом работы на рынке.