Особенности оформления архивного хранения

Основным законом, регулирующим нормы хранения архивной документации, является ФЗ-N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят 27 октября 2004 г.). Исполнения его положений обязательно при оформлении архивного хранения для предприятий всех форм собственности, включая как коммерческие, так и государственные организации.

Формирование документов для хранения

Сотрудник компании, ответственный за комплектацию материала для архивного хранения, не менее 1 раза в год проводит инспекцию дел на предмет их выбытия из текущего документооборота.

Окончательное решение об оформлении архивного хранения принимается специально созданной комиссией, состоящей как из назначенных для этого сотрудников предприятия, так и с возможностью привлечения работников специализированных организаций.

После детального ознакомления с представленными делами и изучения содержания каждого документа формируются архивные тома. В установленном порядке нумеруются листы, составляется внутренняя опись и оформляется обложка тома. Указываются сроки архивного хранения с конкретизацией крайних дат. Заключительным этапом при оформлении архивного хранения является подписание акта передачи.

Способы архивного хранения

В случае, если компания заключает договор с архивным фондом государственного, муниципального или частного назначения организуется передача материалов для внеофисного хранения документов. В данном случае кроме внутреннего акта составляется подробная передаточная опись с четкой расшифровкой содержания томов.

Депозитарное хранение архивной документации позволяет соблюсти все требования к конфиденциальности информации, при условии возможности безпроблемного доступа к материалам уполномоченными лицами организации по выданной доверенности установленной формы.

Архивное хранение может быть организовано непосредственно в самой компании.

Для этих целей выделяются специальные помещениями, оборудованные в соответствии с нормативным требованиям безопасности к зданиям, регламентируемые положениями правил архивного законодательства.

При отсутствии необходимой дополнительной площади, хранение архивной документации осуществляется в кабинетах соответствующих отделов. В этом случае за сохранность документов отвечает уполномоченный сотрудник организации.

По истечению крайних сроков проводится уничтожение документов с оформлением акта ликвидации, согласно нормативным актам РФ.