Роль и значение документов в обществе

Документы сопровождают человека на протяжении всей жизни. Основная функция любого документа – быть носителем информации в печатном или цифровом формате. Без соответствующего документа невозможно законодательно подтвердить те или иные важные моменты в жизни человека, трудовой путь и родственные связи. Документы и документооборот выполняют важнейшие функции:

• информационную;
• коммуникативную;
• правовую.

Благодаря документам становится возможной:

• фиксация информации о действиях человека;
• передача сведений, доверенностей, приказов, обязательств;
• подтверждение права человека на тот или иной объект или субъект, деятельность или поступок, правомерность его заявлений.

Первым документом, который получает человек, является свидетельство о рождении, выдаваемое органом записи актов гражданского состояния на основании справки о рождении. Фактически каждый жизненный этап сопровождается выдачей соответствующего документа:

• получение образования – свидетельства, аттестата, диплома, сертификата;
• гражданское состояние – гражданского и заграничного паспорта, свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти;
• трудовая деятельность – трудовой книжки на бумажном или электронном носителе, договора гражданско-правового характера, договора об оказании услуг;
• право на управление автомобилем — водительского удостоверения;
• социальное обеспечение – удостоверения о получении социальных выплат, пенсионного удостоверения.

Даже каждое приобретение – будь то оплата коммунальных услуг, связи, покупка товара в супермаркете или интернет-магазине, уплата налога или госпошлин – завершается выдачей фискального документа – кассового чека. При безналичных расчетах формируются специальные расчетные чеки установленной формы, которые подтверждают факт приобретения товара или услуги.

Таким образом, документ – важнейший элемент жизни современного общества, основными задачами которого является:

• хранение и накопление информации;
• фиксирование данных;
• осуществление учета;
• возможность предъявления и передачи другим людям;
• многократное использование в течение жизни человека с обновлением или возвращением к имеющимся сведениям;
• доказательная сила.