Сроки хранения и условия уничтожения документов

Порядок хранения и уничтожения документов в нашей стране регламентируют следующие законы и нормативные акты:

• Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000.
• Основные правила работы архивов организации от 06.02.2002.

Сроки хранения

Согласно выше перечисленным законам и нормативным актам сроки хранения для различных бумаг делятся на кратковременные (до 10 лет) и долговременные (свыше 10 лет). При этом при определении сроков действуют следующие правила:

• архивное хранение документов может осуществляться постоянно, до замены новым и до исчезновения надобности;
• исчисление срока хранения осуществляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства данного документа.

Конкретные сроки хранения для отдельных видов документов определены непосредственно в Перечне. Например, акты проверок кассы и гарантийные письма хранятся 3 года, акты проверок финансово-хозяйственной деятельности — 5 лет, личные дела — 75 лет минус возраст сотрудника и т.д; информация, связанная с финансированием (отчеты, сметы, инвестиционные планы и т.д.) - хранятся постоянно.

Федеральный закон, в свою очередь, определяет сроки хранения для отдельных видов документов, которые отсутствуют в Перечне. Например, согласно №125-ФЗ, проектная документация хранится 20 лет, научная - 15 лет, фотоматериалы — 5 лет.

Условия уничтожения

В первую очередь, следует отметить, что уничтожению подлежат только те документы, срок действия которых уже истек. Ликвидация информации раньше времени влечет за собой административную, а в отдельных случаях - и уголовную ответственность.

Для уничтожения документов создается экспертная комиссия, в состав которой входят как члены самой компании, так и архивного учреждения. Комиссия проводит экспертизу ценности бумаг, отбирает документацию, подлежащую уничтожению, и составляет соответствующий акт.

В большинстве случаев документы, указанные в акте, утилизируются без с согласования с органами Росархива. Однако если имеется соответствующее указание органов исполнительной власти, бумаги направляются на рассмотрение в данную организацию.

По факту уничтожения документов также составляется акт, подтверждающий, что бумаги были утилизированы в полном объеме и с соблюдением правил безопасности и конфиденциальности.