Правила учета и хранения документов

Учет документооборота организации осуществляет бухгалтерия. Как правило, в ее обязанности входит прием, хранение и архивная обработка управленческой, бухгалтерской, налоговой отчетности, документов по оплате труда, учету кадров и прочих специализированных бумаг, связанных с производственной деятельностью предприятия.

Хранение документов компании может быть выполнено с использованием архивов нескольких типов:

• текущий – находится, как правило, в бухгалтерии, содержит бумаги отчетного года. Все материалы должны находиться в специальных закрытых шкафах;
• постоянный – располагается как в отдельном помещении на территории предприятия, так и за его пределами. В нем содержат бухгалтерские документы, отчеты, дела служб и подразделений организации, которые предварительно регистрируют в архивной книге.

Основная задача по учету и хранению документов в архиве заключается в составлении описей дел и формировании дела фонда, а также своевременном предоставлении бумаг в архивное учреждение. Для учета документов в архиве необходимо создать описи дел (постоянного, временного хранения, по личному составу, структурных подразделений, дело фонда).

Виды учета и хранения

• Бумажный документооборот. Все операции, связанные с финансовой и хозяйственной деятельностью компании, отражаются в бумажных документах. На них обязательно должны быть реквизиты и подписи составителей.
• Электронный документооборот. В данном случае все документы формируются в электронном виде, однако они имеют юридическую силу только при наличии электронно-цифровой подписи.
• Смешанный документооборот. Такой порядок учета и хранения документов подразумевает их согласование и утверждение на бумажном носителе, передачу документов между подразделениями организации осуществляют в электронном виде. При этом юридическую силу будет иметь бумажный вариант документа.

Быстрый доступ и надежное хранение материалов компании, которая ведет бумажный документооборот, можно обеспечить, грамотно выбрав места их хранения:

• учредительные документы лучше держать в сейфе, нелишними будут и копии, заверенные нотариально;
• договора, внешние и внутренние первичные учетные документы, банковские бумаги хранят в папках с разделителями, распределив их в хронологическом порядке по номерам и видам;
• материалы по учету труда и заработной платы рекомендуется держать в сейфе или запирающемся металлическом шкафу;
• бухгалтерскую и налоговую отчетность для удобства можно сортировать по отчетным периодам (квартал, год).

Стоит помнить о том, что нарушение порядка учета и хранения документов грозит штрафами и предусматривает административную ответственность для руководителя организации и ответственных должностных лиц.