Уничтожение бухгалтерских документов: порядок и особенности

По истечении срока хранения бухгалтерской документации законодательством предусмотрена процедура ее уничтожения. Порядок утилизации строго регламентирован, она может быть проведена несколькими способами. Перед тем как начать уничтожение, необходимо произвести оценку документации, выбрать наиболее подходящий вариант, после чего составить соответствующий акт.

Сначала проводится экспертная оценка ценности. Сам процесс уничтожения бухгалтерских документов закреплен законом, который регламентирует сроки хранения, утилизации бумаг по их истечению. Это ФЗ № 125 от 22.10.2004 г. (архивное дело), ФЗ № 77 от 29.12.1994г. (сроки хранения документации), ГОСТ 7.50-90 (консервация документации). Все действия фиксируются в письменном виде.

Способы уничтожения

После оценки составляется акт, выбирается метод утилизации. Для этого можно привлекать сторонние организации, которые имеют соответствующее оборудование. Если все необходимое есть в организации, работа выполняется самостоятельно. В любом случае процедура требует соблюдения конфиденциальности.

Выбор метода уничтожения бухгалтерской документации зависит от вида деятельности предприятия, его финансовых возможностей. Утилизировать подготовленный объем бумаг можно методом сжигания, шредирования, практикуется выездное уничтожение. После того как процедура завершена, составляется письменный отчет о проделанной работе. В отдельных случаях необходимо присутствие свидетелей. Существует несколько способов утилизации документов.

Шредирование

Это метод уничтожения, который представляет собой измельчение документации бухгалтерии при помощи специального оборудования – шредера. Величина бумажной стружки зависит от модели устройства. Например, для ликвидации конфиденциальной документации применяют шредеры с уровнем секретности от DIN3. Есть специальные модели, которые позволяют уничтожать не только бумагу, но и пластиковые карты, электронные носители.

Сжигание

Данный метод отлично подходит для утилизации любой документации, включая конфиденциальную. При правильном подходе от бумаг остается только пепел, который не подлежит восстановлению. На первый взгляд процедура проста, но на самом деле это не так. Не стоит самостоятельно осуществлять ее, если нет соответствующего опыта: можно получить травму, не уничтожить полностью документы. Нельзя проводить подобную операцию, если нет соответствующего разрешения от государственных органов. В противном случае на организацию будут наложены серьезные штрафы.

Выездное уничтожение

Данная процедура проводится при участии сотрудников специализированной компании. Они приезжают к заказчику с собственным оборудованием. Обычно нанимается грузовик, который содержит промышленный шредер, позволяющий уничтожать до 2 т бумаги в час. Выездное уничтожение проводится около офиса, могут присутствовать уполномоченные свидетели. Данный метод обеспечивает должный уровень секретности.

Акты о выделении документации к уничтожению

Когда истек срок хранения бухгалтерской отчетности и принято решение о ее уничтожении, необходимо оформление акта. Он составляется специальной экспертной комиссией, после чего утверждается руководителем предприятия. Акт имеет унифицированную форму, согласно приложению 4к пункта 2.4.1, касающегося основных правил работы архивных организаций. В бланк заносится весь список бухгалтерской документации, подлежащей уничтожению, ее количество, обязательно указываются обобщенные заголовки; он скрепляется подписью ответственного лица. Составление происходит после проведения экспертиз, научно-технической обработки.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Установленные законодательством сроки хранения различных документов служат основным критерием в экспертизе ценности. В зависимости от предписанного порядка, документы уничтожаются или передаются на временное или постоянное хранение в архив.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 и № 43-ФЗ от 02.03.2016 г. установлен перечень документов и сроки хранения для каждого типа.

Так, постоянному хранению подлежат:

• годовые отчеты;
• инвентаризационные документы;
• договора и акты, связанные с приемом-передачей имущества.

Не менее 75 лет хранятся документы по личному составу. С 2016 г. в силу вступила поправка – теперь документы данного типа, созданные после 2003 г., подлежат хранению в течение 50 лет.

Сроком не менее 5 лет необходимо хранить:

• квартальные отчеты;
• справки о недостачах;
• учетные документы;
• таблицы, доклады и иные приложения к годовым отчетам;
• учета кассовых документов.

Четыре года хранятся счет-фактуры, декларации, один год – ежемесячные отчеты.