Какие документы можно утилизировать, а какие необходимо сохранить навсегда

Все документы компании или организации имеют тот или иной срок хранения. По его истечению проводится экспертиза и составляется акт, согласно которому документ либо направляется на ответственное хранение в архив, либо списывается и подлежит утилизации.

В зависимости от вида информации, регламентируются следующие сроки хранения:

• до десяти лет;
• свыше десяти лет;
• постоянно.

Какие документы необходимо сохранять навсегда?

Существует определённый перечень бумаг, подлежащих бессрочному хранению. К ним относятся:

• личные дела руководителей компании или организации;
• номенклатура дел;
• приказы по основной деятельности;
• личные дела членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
• акты об уничтожении дел и утрате документов;
• штатные расписания;
• журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• описи дел постоянного хранения и по личному составу;
• целевые программы информатизации;
• уставные документы;
• реестры владельцев ценных бумаг;
• годовые бухгалтерские балансы, сметы, отчёты;
• годовые отчёты в социальный фонд, ФСН;
• приватизационные документы;
• документы об инвестиционной, кредитной и благотворительной деятельности и ряд других.

Вся информация по кадрам хранится 75 лет.

Документы, которые, согласно законодательству, должны храниться постоянно, в случае ликвидации или закрытия компании подлежат государственному или муниципальному хранению и передаются в соответствующий архив. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить документы данного профиля она должна самостоятельно.

Утилизация документов

Источники с истекшим сроком хранения подлежат утилизации. Предварительно все документы проходят тщательный отбор:

• на списание бумажные носители направляются после проведения экспертизы ценности;
• предварительно проводится отбор документации с истекшим сроком хранения, выявляемым по перечню типовых управленческих документов с указанием сроков хранения;
• после выделения дел с истёкшим сроком хранения составляется акт об уничтожении этих документов.

Согласно архивному законодательству, процесс утилизации документации строго регламентируется. Подобные меры помогают сохранить законные права сотрудников компании на назначение пенсионных и иных материальных выплат.

Уничтожаться могут только документы с истекшим сроком хранения. Работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, должна проводиться компанией ежегодно после завершения календарного года.

Доверить вопрос поведения экспертизы, хранения документов и утилизации документов с истекшим сроком хранения лучше всего профильным специалистам. Утилизация документов профессиональной архивной компанией - надёжный способ ликвидировать бумаги с истекшим сроком хранения при сохранении конфиденциальности данных.

Компания «ОРБ» проведёт профессиональную экспертизу ценности документов с выделением дел с истекшим сроком хранения, подлежащих утилизации. Получить подробную консультацию относительно условий сотрудничества можно по телефону либо заполнив форму обратной связи на сайте.