Какие требования существуют при обработке и хранении конфиденциальных документов: правила и нормы

Соблюдение конфиденциальности документооборота компании, несомненно, играет важную роль в ее коммерческих и экономических успехах. При обработке и хранении данных источников приоритетным является создание условий для организации работы с документами подобного рода и предотвращения утраты и утечки информации. Защита конфиденциальной информации обеспечивается комплексом мер юридического, режимного, технологического и контрольного характера.

Что такое конфиденциальные документы?

Так именуют источники, содержащие конфиденциальную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством. К конфиденциальной информации относятся:

• персональные данные;
• сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
• служебная тайна;
• профессиональная тайна;
• коммерческая тайна;
• интеллектуальная собственность.

Конфиденциальная информация может быть представлена в виде документов на бумажном или электронном носителе.

Хранение конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы на бумажном носителе хранятся в сейфах либо запираемых шкафах в отдельных помещениях, оснащенных электронными замками для предотвращения несанкционированного доступа.

В электронном архиве конфиденциальные документы содержатся на внешних электронных носителях с инвентарными номерами и грифом конфиденциальности также в сейфе или запираемом шкафу.

Документы могут храниться и на жестких дисках компьютеров. Обязательным условием является отсутствие подключений к локальным сетям компании и Интернету. На ПК и электронные носители устанавливается пароль.

Обработка конфиденциальных документов

Чтобы не допустить утраты и утечки конфиденциальной информации при работе с документами, следует строго инструктировать персонал.

Обработка документов должна вестись в отдельном помещении, исключающем потенциальную возможность бесконтрольного проникновения посторонних лиц.

Обязательными являются мероприятия по обеспечению достаточного уровня физической защиты конфиденциальной информации, а именно:

• противопожарная охрана;
• охрана помещений;
• обеспечение сохранности и физической целостности носителей информации.

Для технической защиты применяются:

• средства недопущения утечки информации, от несанкционированного доступа;
• криптопровайдеры (обеспечивают подлинность электронной подписи);
• введение функции идентификации и аутентификации пользователей информационной системы;
• протоколирование и аудит.

Для того чтобы избежать утечки конфиденциальной информации, в компании создается служба, контролирующая обработку документов данной категории, их движение и хранение.

Основным элементом защиты конфиденциальной информации является своевременное установление грифа конфиденциальности.

Хранение и обработка конфиденциальной документации – процесс сложный, затратный и ответственный, требующий от исполнителя специализированных навыков. Привлечение к работе с конфиденциальными документами профессионалов поможет избежать целого ряда проблем и быть уверенным в соблюдении действующих норм законодательства.

Получить подробную консультацию специалистов компании «ОРБ» можно по телефону +7 (495) 734-78-00 либо заполнив форму обратной связи на сайте.