Архивирование бухгалтерских документов

Порядок в финансовых документах – залог успешной работы любой организации. Не последнюю роль в этом играет грамотно составленный архив. Но архивная обработка бумаг должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства, это позволит не только избежать проблем с госструктурами в дальнейшем, но и предоставит возможность правильно структурировать дела.

Архивная обработка документов – это упорядочение и систематизация законченных дел в делопроизводстве, подготовка их для передачи на хранение. Данный процесс сложен и требует специфических знаний по обеспечению учета, сохранности и порядка во всей документации фирмы. Работы по наполнению и созданию архивного фонда предприятия должны проводиться согласно правилам архивной обработки документов в соответствии с федеральным законом РФ.

Основные этапы архивной обработки документов

Архивные работы представляют собой обработку материалов в два этапа.

Первый этап. Подразумевает восстановление утраченных документов и проверку наличия их комплексности и целостности по основной деятельности и личному составу. Подобные архивные услуги включают в себя обработку дел, которые имеют срок хранения около 75 лет. К таким документам относятся ведомости по начислению и расчету заработной платы работников, акты сдачи-приемки объектов, трудовые договора. Кроме того, на данном этапе проводится обработка годовой отчетности предприятия и его штатного расписания. В этот период архивные работы включают в себя также создание электронного страхового фонда согласно официальным актам по основной деятельности и личному составу, оформление и переплет уже обработанных материалов. Помимо этого производится перевод бумажных дел в электронный вид, установка систем по электронному поиску необходимой информации, простановка штампов архива с необходимым оформлением обложки дел.

На втором этапе архивной обработки бухгалтерских документов выполняется уничтожение и отбор бумаг с уже истекшими сроками хранения. Это необходимо для предотвращения незаконного доступа к конфиденциальным делам, освобождения площади, сохранности данных и коммерческих тайн.

Виды услуг по архивной обработке документов бухгалтерии

В перечень предоставляемых архивных услуг входит составление акта на уничтожение, а также вывоз и утилизация документов даже с высоким уровнем секретности. Выполнение данных архивных услуг сторонними организациями – это гарантия учета и сохранности ценных документов, их систематизация, хранение и унификация, возможность восстановления материалов в любое время и в кратчайшие сроки, их подготовка к дальнейшему государственному хранению. Архивная обработка дел проводится не только как комплекс работ, но и совместно с созданием электронного архива предприятия.

Подобная работа с деловыми бумагами выполняемая специалистами – это гарантия выполнения всех необходимых требований законодательства РФ и положений устава предприятия. Процедура обеспечивает создание четкой и структурированной электронной системы по учету, хранению и систематизации документов, подлежащих архивной обработке.

Доверив обработку документов бухгалтерии и ее последующее архивирование профессионалам, вы получаете:

• гарантию конфиденциальности данных о работе вашей организации и их надежной защиты от доступа третьих лиц;
• качественную обработку дел и их систематизацию;
• возможность оперативно получить доступ к нужной информации вне зависимости от того, как давно содержащий ее документ был помещен в архив;
• освобождение офисных площадей от хранения больших объемов бумажных дел.

Архивная обработка документов необходима любой крупной организации. Доверяйте проведение всех ее этапов специалистам – это обеспечит безопасность вашей компании и избавит ее сотрудников от сложной бумажной работы.