Преимущества электронного архива

Для удобного доступа и поиска необходимой информации многие предприятия создают электронный архив, который позволяет решить проблему наличия огромного количества бумажной документации, нехватки хранилищ и низкой эффективности ручной работы. Система электронного архива будет способствовать увеличению продуктивности работы предприятия и повышению его прибыли. Такой тип хранения данных имеет массу преимуществ как для компании в целом, так и для ее отдельных подразделений и сотрудников.

Законодательная база

Министерство финансов РФ составило перечень учетных регистров, хранить которые нужно исключительно в бумажном виде, а все другие документы можно содержать в электронном виде и не распечатывать. Ст. 5 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» разрешает вести электронный учет документов.

Организовать такой документооборот можно путем сканирования бумаг или создания их электронной версии, однако он не будет иметь юридической силы ввиду несовершенства законодательства, в частности Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».

Достоинства электронного архива

Если говорить кратко, то все сведения о деятельности организации будут собраны в одном месте, на это не нужно тратить дополнительные средства, а поиск нужного документа займет считанные минуты. Однако стоит рассмотреть отдельные преимущества таких архивов:

• для сотрудников организации – простой поиск информации, доступ к различным документам, создание копий и выборок, анализ комплектности бумаг, успешное взаимодействие с другими пользователями в режиме реального времени;
• для компании – мгновенная подготовка ответа на запросы официальных органов, упрощение ведения архива, упорядоченное и надежно защищенное хранение документации на протяжении неограниченного срока;
• для бухгалтерии – свободный доступ к договорам, актам сверки, возможность формирования отчетов для налоговых органов, реестров договоров, настройки оповещений при поступлении новых документов и мн. др.;
• для юридического отдела – поиск оригинала договора и получение связанных с ним документов, формирование подборок, контроль над статусом договорных документов и пр.;
• для отдела логистики – поиск, обработка и получение нужных документов (деклараций, путевых листов, накладных, отчетов экспедиторов);
• для производственного отдела – запрос информации о технологических картах, производственных спецификаций, сертификатов, лицензий, контроль над сроками их действия.

Электронный архив сделает рутинную работу по поиску и отбору необходимых документов значительно быстрее, проще и эффективнее. Специально разработанные пользовательские приложения с интуитивно понятным и удобным интерфейсом помогут обеспечить оперативный доступ к информации архива.