Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9

Преимущества электронного архива

Преимущества электронного архиваДля удобного доступа и поиска необходимой информации многие предприятия создают электронный архив, который позволяет решить проблему наличия огромного количества бумажной документации, нехватки хранилищ и низкой эффективности ручной работы. Система электронного архива будет способствовать увеличению продуктивности работы предприятия и повышению его прибыли. Такой тип хранения данных имеет массу преимуществ как для компании в целом, так и для ее отдельных подразделений и сотрудников.

Законодательная база

Министерство финансов РФ составило перечень учетных регистров, хранить которые нужно исключительно в бумажном виде, а все другие документы можно содержать в электронном виде и не распечатывать. Ст. 5 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» разрешает вести электронный учет документов.

Организовать такой документооборот можно путем сканирования бумаг или создания их электронной версии, однако он не будет иметь юридической силы ввиду несовершенства законодательства, в частности Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».

Достоинства электронного архива

Если говорить кратко, то все сведения о деятельности организации будут собраны в одном месте, на это не нужно тратить дополнительные средства, а поиск нужного документа займет считанные минуты. Однако стоит рассмотреть отдельные преимущества таких архивов:

Электронный архив сделает рутинную работу по поиску и отбору необходимых документов значительно быстрее, проще и эффективнее. Специально разработанные пользовательские приложения с интуитивно понятным и удобным интерфейсом помогут обеспечить оперативный доступ к информации архива.