Главная > Ответы специалиста

Ответы специалиста


- Что такое внеофисное хранение документов?

Внеофисное хранение документов - это новый вид услуг, получивший широкое распространение на Западе и с недавних пор активно начавший развиваться в России. Суть его заключается в передачи документов на хранение специализирующейся на этом компании.

- Почему внеофисное хранение получило столь широкое распространение?

По многим причинам. Основная - дороговизна содержания архивов в стенах офиса - рост арендной платы, необходимость найма специального персонала и т.д. Проще и выгоднее - доверить это профессионалам. А главное надёжнее. Не всегда в стенах офиса можно правильно оборудовать помещение, правильно вести политику конфиденциальности и т.д. Есть много нюансов в хранении, требующих соблюдения.

- Какие компании чаще всего прибегают к внеофисному хранению, и почему?

И маленькие фирмы, и промышленные гиганты в равной степени пользуются услугами внеофисного хранения. Всё зависит от условий, в которые поставлено предприятие. Есть ли у него лишнее место для создания собственного архива. Насколько велик объём документов, требующий хранения. Понимает ли его руководство выгоды внеофисного хранения.

- Насколько дорого стоит внеофисное хранение?

Время ломать стереотипы. Вывоз и хранение документов - это не настолько дорогостоящая процедура, как может показаться. Безопасность, надёжность, быстрота клиентского доступа к хранимым документам - всё это, выражаясь прямым языком - совершенно бесплатно. Клиент платит только за сам факт хранения.

- Известно ли компании-хранителю содержимое сданных ей на хранение документов?

Нет. Документы хранятся в обезличенных архивных коробках. При желании архивную коробку можно опечатать одноразовыми пломбами с уникальными номерами-идентификаторами.

- Кто принимает решение об уничтожении документов?

По желанию клиента при составлении реестра документов, переданных на хранение, в описи, возможно, проставить предполагаемые сроки хранения документов. Когда срок хранения истечет, архивная программа выдаст нам напоминание. Мы извещаем клиента, и если он дает на добро, мы уничтожаем эти документы путем шредирования. Либо по прямому желанию клиента. Для этого он должен проинформировать нас о том, что и когда нам следует уничтожить.

- Возможна ли утечка информации при внеофисном хранении?

Сотрудники нашей компании это проверенные специалисты, поставленные в жёсткие рамки и условия, в которой практически невозможна утечка информации. Документы хранятся в обезличенных архивных коробках. Постоянное видео наблюдение за камерой хранения, обеспечивает дополнительную безопасность хранимой информации.

- Каков процесс подготовки документов к внеофисному хранению?

Простой. По звонку клиента, приезжает эксперт от компании-хранителя, оценивающий объём документов, выявляющих среди них те, которые можно уничтожить и те, которые следует хранить. Далее либо клиент, либо специалисты компании производят упаковку документов и транспортируют их на склад. Там они пакуются в специальные коробки и помещаются в архив.

С Уважением к Вам, компания ОРБ.

Отправить сообщение

Пожалуйста, заполните данные о себе
(поля, выделенные *, являются обязательными для заполнения)

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения