Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9

Консультация специалистов по архивному делу

Компания «ОРБ» работает в сфере предоставления архивных услуг уже более 13 лет. Огромный опыт, высокая квалификация каждого сотрудника и постоянный мониторинг изменений действующего законодательства позволяют нам оказывать профессиональную консультационно-методическую помощь в области организации и ведения архивного дела и делопроизводства.

Информация решает все

Любая компания ежедневно использует множество различной документации. Без ее грамотной систематизации наступает информационный хаос, способный полностью парализовать работу любого предприятия.

Попытки самостоятельно сформировать и упорядочить архив в большинстве случаев не соответствуют установленным нормам и требованиям архивного хранения. Поиск нужного документа занимает продолжительное время, что неизменно приводит к значительному снижению производительности труда и эффективности работы организации в целом.

Сделать правильный выбор

Четкая организация архивной обработки документации – одно из обязательных требований к успешному ведению бизнеса и возможность избежать конфликтных ситуаций с проверяющими органами.

Чтобы не совершать ненужных ошибок и не расплачиваться за них, просто обратитесь за профессиональной консультацией по архивному делу в специализированную компанию. Выбирайте профильные организации, которые зарекомендовали себя на рынке как надежные партнеры и настоящие профессионалы.

Специалисты компании «ОРБ» всегда учитывают специфику деятельности организации клиента при разработке комплекса рекомендаций для эффективного функционирования делопроизводства и ведения архивных дел.

Если вы цените своё время, стремитесь к ведению успешного прибыльного бизнеса, хотите уверенно управлять информационной базой своего предприятия, свяжитесь со специалистами архивной компании «ОРБ» по телефону в Москве +7 (495) 734-78-00 и закажите профессиональную консультацию по интересующим вас направлениям.

Частые вопросы

- Что такое внеофисное хранение документов?

Внеофисное хранение документов - это новый вид услуг, получивший широкое распространение на Западе и с недавних пор активно начавший развиваться в России. Суть его заключается в передачи документов на хранение специализирующейся на этом компании.

- Почему внеофисное хранение получило столь широкое распространение?

По многим причинам. Основная - дороговизна содержания архивов в стенах офиса - рост арендной платы, необходимость найма специального персонала и т.д. Проще и выгоднее - доверить это профессионалам. А главное надёжнее. Не всегда в стенах офиса можно правильно оборудовать помещение, правильно вести политику конфиденциальности и т.д. Есть много нюансов в хранении, требующих соблюдения.

- Какие компании чаще всего прибегают к внеофисному хранению, и почему?

И маленькие фирмы, и промышленные гиганты в равной степени пользуются услугами внеофисного хранения. Всё зависит от условий, в которые поставлено предприятие. Есть ли у него лишнее место для создания собственного архива. Насколько велик объём документов, требующий хранения. Понимает ли его руководство выгоды внеофисного хранения.

- Насколько дорого стоит внеофисное хранение?

Время ломать стереотипы. Вывоз и хранение документов - это не настолько дорогостоящая процедура, как может показаться. Безопасность, надёжность, быстрота клиентского доступа к хранимым документам - всё это, выражаясь прямым языком - совершенно бесплатно. Клиент платит только за сам факт хранения.

- Известно ли компании-хранителю содержимое сданных ей на хранение документов?

Нет. Документы хранятся в обезличенных архивных коробках. При желании архивную коробку можно опечатать одноразовыми пломбами с уникальными номерами-идентификаторами.

- Кто принимает решение об уничтожении документов?

По желанию клиента при составлении реестра документов, переданных на хранение, в описи, возможно, проставить предполагаемые сроки хранения документов. Когда срок хранения истечет, архивная программа выдаст нам напоминание. Мы извещаем клиента, и если он дает на добро, мы уничтожаем эти документы путем шредирования. Либо по прямому желанию клиента. Для этого он должен проинформировать нас о том, что и когда нам следует уничтожить.

- Возможна ли утечка информации при внеофисном хранении?

Сотрудники нашей компании это проверенные специалисты, поставленные в жёсткие рамки и условия, в которой практически невозможна утечка информации. Документы хранятся в обезличенных архивных коробках. Постоянное видео наблюдение за камерой хранения, обеспечивает дополнительную безопасность хранимой информации.

- Каков процесс подготовки документов к внеофисному хранению?

Простой. По звонку клиента, приезжает эксперт от компании-хранителя, оценивающий объём документов, выявляющих среди них те, которые можно уничтожить и те, которые следует хранить. Далее либо клиент, либо специалисты компании производят упаковку документов и транспортируют их на склад. Там они пакуются в специальные коробки и помещаются в архив.

С Уважением к Вам, компания ОРБ.