Главная > Хранение документов > Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов

Все документы, поступающие или созданные в процессе деятельности любой организации, требуют тщательной обработки и четкой систематизации. Для их повторного использования, ознакомления и дальнейшей работы необходимо обеспечение быстрого доступа к ним. Для этих целей выполняются мероприятия по оперативному хранению документов.

Особенности организации текущего хранения

Вся документация до проведения экспертизы ценности в рамках подготовки передачи в архив формируется в номенклатурные дела соответствующими структурными подразделениями компании или непосредственно службой делопроизводства.

Как правило, оперативное хранение документов подразумевает формирование дел по группам и номенклатурной специфике, утвержденной на предприятии. Для быстроты поиска требуется обеспечение максимальной информативности названий и подписей папок. В качестве папки, как правило, используется обычный скоросшиватель, обложка которого предусматривает специальный сменный кармашек для корректировки названия номенклатуры.

При оперативном хранении документов на обложке дел указываются следующие реквизиты:

  • интервал дат (начало и окончание использования);
  • общее количество содержащихся в данной папке листов;
  • указание сроков хранения;
  • ФИО исполнителя и его контактный телефон;
  • дополнительные надписи («на подпись», «для подразделения», «на согласование» и т.д.).

Текущее хранение документации осуществляется либо в запирающихся металлических шкафах, либо в специализированном помещении с закрытым доступом. Выдача дел, находящихся на временном хранении, происходит по распоряжению руководства соответствующего отдела. Вечером папка, в соответствии с требованиями безопасности и в рамках обеспечения конфиденциальности информации, возвращается ответственному сотруднику организации и убирается в сейфовый металлический шкаф.

По истечении сроков оперативного хранения документов и присвоении им статуса «исполнено» начинается подготовка дел к передаче в архив.


Оставить заявку на оперативное хранение документов

Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

Хранение документов
Хранение документов
Хранение бухгалтерских документов
Хранение бухгалтерских документов
Передача дел на архивное хранение
Передача дел на архивное хранение
Организация архива
Организация архива
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов
×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения