Опись документов
Компания «ОРБ» предоставляет услуги по внутренней описи документов при их передаче на хранение в архив. Также ее называют опись дел структурного подразделения или сдаточная опись – это справочник, в котором раскрывается состав и количество единиц хранения. На основе данной бумаги составляют другие архивные справочники: каталоги, путеводители, указатели и т.д.
Из чего состоит опись архивных документов?
В состав описной документации всегда входят:
- статьи с описанием передаваемых на хранение единиц;
- итоговая запись;
- лист-заверитель дела;
- справочный аппарат: титульный лист, оглавление, информация о компании и другие данные, облегчающие работу с описной документацией.
Отдельная статья с описанием предаваемых в архив бумаг включает: порядковый номер, дату, индекс, заголовок, срок хранения дела, тома или части и количество листов в них.
Как составляется опись?
Опись документов выполняется по установленной форме (приложение 21) в двух экземплярах. Один из них отправляется в архив, а второй остается в организации. Из составленных структурными подразделениями компании описных листов формируется сводный документ.
Есть два основных способа составления описных листов для оформления архивной ведомости: по хронологии и по их принадлежности к той или иной структуре организации. Обычно используют оба способа вместе: упорядочивают дела в соответствии с датой их появления, а потом в каждой хронологической группе организовывают их в соответствии со структурным фактором. При формировании описи также учитывают важность отправляемых в архив бумаг.
Отдельно стоит сказать про внутреннюю опись архивных документов. Она используется для упрощения работы с делами персонала архива. Внутренняя опись позволяет легко и оперативно находить необходимое, а также группы документов среди других поступивших на хранение бумаг. Наши специалисты ответственно относятся к данному вопросу, что позволяет клиентам в любой момент запросить нужное им дело из архива.
Как проводится сдача описи архивных документов?
Если вы пользуетесь услугами нашей компании, вам не нужно самостоятельно проводить составление описи передаваемых документов. Квалифицированные специалисты осуществят эту процедуру за вас. Представителю вашей компании, ответственному за сдачу дел в архив, необходимо будет забрать копию описи. При этом в его присутствии будут осуществлены следующие операции:
- проставление отметки на двух экземплярах описного листа о наличии в пакете сдаваемых в архив бумаг всех упомянутых в ней дел. Отметка делается в графе «Примечание»;
- внесение в лист-заверитель цифрами и прописью точного количества передаваемых на хранение дел;
- проставление даты помещения дел в архив и подписей лиц, которые передали и приняли документы на хранение.
Опись архивных дел для передачи на хранение утверждается начальником отдела и экспертной комиссией.
Получить дополнительную информацию об услуге составления описи передаваемых документов вы можете у специалистов нашей компании, связавшись с ними по телефону или приехав в офис.