Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9

Систематизация/каталогизация документов

Для оптимизации процесса делопроизводства любой организации необходима систематизация всех имеющихся документов и формирование удобной и понятной архивной базы. Компания «ОРБ» предлагает профессиональную помощь в каталогизации любого объема материалов с учетом особенностей функционирования конкретного предприятия.

Порядок каталогизации

Структура каталога, составляемого при систематизации, может быть двух видов:

Формируется схема классификации документов, выполняется их отбор и распределение по установленным признакам, составляются описательные карточки и систематизируются для последующего ведения каталога.

При каталогизации документов также необходимо обращать внимание на сроки хранения информационных носителей (в соответствии с установленными требованиями).

Основная задача при проведении любой систематизации – отражение полной достоверной информации о содержании каждого документа, помещенного в каталог, и организация его удобного быстрого поиска в базе. При необходимости к каталогу составляется предметный, алфавитный или тематический указатель.

В настоящее время при каталогизации документов также востребована услуга создания электронных архивов, выполняемая параллельно с систематизацией материальных (бумажных) носителей методом сканирования и оцифровки. Электронная информационная база документов формируется при помощи специализированного программного обеспечения с высоким многоступенчатым уровнем защиты от постороннего доступа.

Комплексные решения

Архивная компания «ОРБ» осуществляет систематизацию и каталогизацию документов для предприятий любой организационно-правовой формы в полном соответствии с установленным регламентом, а также предлагает услуги регулярного пополнения созданных информационных баз, редактирования, поиска и уничтожения документов с истекшим сроком хранения.