Создание электронного архива
Успешно работая в такой сфере, как внеофисное хранение документов более 5-ти лет, компания ОРБ осуществляет свою деятельность в соответствии с:
- действующими законодательством РФ;
- установленными стандартами обработки и хранения архивной документации.
Кроме того, в нашей работе мы ориентируемся на передовые технологии, а потому предлагаем вам услуги по сканированию и созданию электронного архива документов.
Функции электронного архива
Организация электронного архива имеет несколько основных функций:
- создание иерархического каталога документов;
- разделение информации по различным видам документов;
- хранение электронных документов или электронных копий бумаг;
- поиск документов как по иерархическому каталогу, так и по атрибутам документов;
- доступ к документам на основе прав пользователей;
- просмотр документов;
- работа с копиями дел;
- печать документов;
- резервное копирование;
- администрирование системы (регистрировать новых пользователей, определять их права).
Электронный архив не является полным заместителем системы электронного документооборота: электронный архив и документооборот дополняют друг друга.
Система электронного архива и документооборота работают по принципу аналогичного процесса для бумажных носителей. Отличие заключается в том, что система электронного архива предусматривает структурированное хранение информации, которая не подлежит изменению.
Организация электронного архива имеет отличия от системы документооборота в компании:
- большинство пользователей, имея доступ к архиву и информации, хранящейся в нем, не имеют права на ее изменение;
- все документы находятся на центральном сервере, а для работы пользователи получают лишь электронные копии;
- в архивах уделяется больше внимания вопросам резервирования информации и обеспечения ее защиты.
Преимущества ведения электронного архива
Создание электронного архива документов организации стало возможным всего несколько лет тому назад. Однако уже сейчас многие предприятия делают выбор в пользу именно этого способа обработки и систематизации документации и баз данных.
Во-первых, система электронного архива деловой информации в виде файлов позволяет минимизировать затраты на изготовление копий документов.
Во-вторых, данный способ обеспечивает еще более оперативный доступ к информации, чем депозитарное хранение документов. В частности, сотрудник может запросить из электронного архива документов нужный, не покидая своего рабочего места. Кроме того, электронные архивы и базы данных обеспечивают более простую работу с документами: информацию легко копировать, распечатывать, пересылать другим пользователям, а также использовать в других документах.
В-третьих, электронные архивы и базы данных минимизируют риск утери документов благодаря тому, что пользователь работает с копией, а оригиналы сохраняются на сервере.
И, наконец, такой архив подразумевает улучшение качества документооборота, что работать с одними и теми же документами одновременно могут разные сотрудники.
Наши предложения
Обширный опыт работы в такой сфере, как архивное хранение документов и дел позволяет нам наиболее оптимальным образом провести организацию электронного архива в каждом отдельно взятом случае.
Компания ОРБ располагает самым современным оборудованием для сканирования, благодаря чему становится возможным:
- организовать оперативное хранение документов, т.е. создать электронный архив и базы данных любой сложности и объема в предельно короткие сроки;
- обеспечить наиболее удобный для клиента способ хранения информации - документы могут быть сохранены в любом подходящем для вас электронном формате.
Кроме того, структура электронного архива подразумевает систематизацию созданных файлов и обеспечение к ним быстрого доступа. В частности, под ваши индивидуальные требования создается база данных с определенной структурой, где каждому документу присваивается уникальный идентификационный номер. Программа электронного архива и база документации записываются на выбранный носитель и передаются в ваше пользование. При этом в программе уже реализована система поиска документов по различным критериям (например, по уникальному номеру, по тексту).
Наши преимущества
Компания ОРБ осуществляет перевод организации на электронный архив и документооборот с соблюдением следующих правил:
- Комплексная защита информации (от порчи, утери и т.д.).
- Ограничение доступа - разграничение прав доступа для сотрудников к тем или иным документам.
- Систематизация данных - создание единой структурированной базы юридической, договорной, бухгалтерской документации.
- Хранение документов в архиве с обеспечением удобного и быстрого доступа к нему.
- Строгий учет всех отсканированных документов и контроль обращений к ним со стороны сотрудников.
При соблюдении этих общих требований к электронному архиву мы всегда нацелены на индивидуальные потребности клиентов и практикуем исключительно адресный подход в решении любой поставленной задачи.