Главная → Создание электронного архива

Создание электронного архива – удобный доступ ко всем вашим документам

Компания ОРБ работает в сфере внеофисного хранения документов уже больше 10 лет, и все это время мы действуем исключительно в соответствии с установленными мировыми стандартами обработки и хранения информации в печатном виде, а также действующими законами РФ.

Вместе с этим, в своей работе мы также ориентируемся на современные инновационные технологии, которые на сегодняшний день позволяют создать полноценный электронный архив документов организации. Данная услуга подразумевает сканирование большого количества бумаг и их детальную систематизацию.

Задачи электронного архива документов

Организация электронного архива несет в себе несколько главных функций:

  • Возможность оперативного поиска и просмотра документов.
  • Удобное разделение всей информации относительно вида бумаг.
  • Создание иерархического главного каталога всех архивных документов.
  • Надежное хранение документации или копий в электронном виде.
  • Неограниченный доступ клиента к своим данным на основе имеющихся прав пользователей.
  • Расширенный поиск документации по реквизитам и по главному каталогу.
  • Возможность работы с копиями дел.
  • Полноценная печать документов.
  • Копирование в резервном режиме.
  • Постоянное администрирование системы, в том числе и регистрация новых пользователей с определением их прав и полномочий в отношении доступа к тем или иным бумагам компании.

Электронный архив документов – это не полный заместитель имеющейся в каждом офисе системы документооборота, но он является его неотъемлемым дополнением.

Система электронного архива и документооборота взаимодействуют на основе принципа аналогичности процесса в отношении бумажных носителей информации. Единственное важное отличие состоит в том, что система электронного архива непременно включает в себя хранение информации в структурированном не подлежащем изменению виде.

Организация электронного архива имеет и иные отличия от привычной системы документооборота в организации. К примеру, почти все пользователи, которые имеют непосредственный доступ к архиву и хранящейся там информации, не имеют права ее изменять. Электронный архив документов организации всегда имеет место для резервирования данных. Всем данным в архиве обеспечивается строгая конфиденциальность и защита. При этом каждый документ находится на нашем центральном сервере, а пользователи могут работать исключительно с электронными копиями.

Почему ведение электронного архива удобно и выгодно?

Создание электронного архива документов получило широкое распространение всего несколько лет назад. Но сегодня практически каждое предприятие предпочитает обзавестись системой электронного архива и использовать ее как основной способ быстрой обработки и легкой систематизации данных. Можно выделить следующие важные преимущества:

1. Организация электронного архива обеспечивает более оперативный и постоянный доступ к данным, чем привычное хранение документов депозитарного типа. С помощью этой услуги нашей компании любой сотрудник сможет получить из электронного архива документов именно ту бумагу, которая ему нужна, ни на минуту не отлучаясь с рабочего места.

Также электронные архивы и базы данных являются залогом максимально упрощенного режима работы с документами, потому что всю информацию просто распечатывать, копировать, а также пересылать другим пользователям.

2. Система электронного архива вашей деловой информации, содержащейся в файлах, значительно сокращают любые затраты на копирование документов.

3. Электронные архивы и базы данных минимизируют риск утери документов благодаря тому, что пользователь работает с копией, а оригиналы сохраняются на сервере.

4. Электронный архив документов улучшает качество самого документооборота, потому что позволяет одновременно работать с одними и теми же бумагами разным сотрудникам.

Услуги компании ОРБ

Мы имеем богатый опыт работы в сфере организации электронного архива. В нашем распоряжении – самое передовое оборудование для быстрого и качественного сканирования, что позволяет:

А. Создать и ввести в эксплуатацию хранение бумаг в виде электронного архива и базы данных, даже самой высокой степени сложности и большого объема в максимально сжатые сроки.

Б. Обеспечить клиенту удобный для него, а главное, надежный способ содержания информации, потому что в электронном архиве документов файлы могут размещаться в любом формате.

В. Систематизировать структуру электронного архива, создав отдельные файлы и обеспечив к ним быстрый и постоянный доступ. Формируется база данных исключительно под индивидуальные требования заказчика с соблюдением определенной структуры и присвоением каждой деловой бумаге уникального идентификационного номера.

Программа электронного архива и база документации всегда переносятся также дополнительно и на выбранный носитель с целью передачи клиенту в пользование. В этой программе уже активизирована и реализована система поиска по документам по различным реквизитам и атрибутам, что всегда удобно для работы.

Наши преимущества

Компания ОРБ, создавая системы электронных архивов, всегда делает это, придерживаясь следующих правил:

  • Комплексная, надежная и мощная защита информации на всех уровнях доступа к ней.
  • Четкое ограничение и разграничение прав доступа для всех сотрудников организации к документам разного уровня секретности и важности.
  • Конструктивная систематизация информации в виде создания единой базы документации бухгалтерского, договорного и юридического характера.
  • Хранение бумаг после организации электронного архива с обеспечением полноценного и быстрого доступа.
  • Ведение строгого учета всей отсканированной документации и контроль любых обращений к ней со стороны персонала организации.

Наша компания нацелена исключительно на индивидуальные потребности заказчика, основываясь на все выше перечисленные правила. Именно поэтому мы практикуем только адресный подход при решении поставленных перед нами задач любой сложности.


Получить консультацию по услуге

Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

×

* Поля со звездочкой обязательны для заполнения