5 ошибок при выборе подрядчика для сканирования большого объема документов

Грамотный подбор исполнителя – залог успешного результата в любом деле, и организация электронного документооборота не является исключением. Столкнувшись с необходимостью сканирования большого количества бумажных носителей, руководители рискуют совершить несколько серьезных ошибок, которые могут повлечь за собой сбои в функционировании уже готовой системы цифрового офиса.

1. Выбор подрядчика, не работающего в сфере документооборота и архивного дела

Такая компания выполнит сканирование чисто технически, возможно, и за меньшую плату, однако без соблюдения важных нюансов. Так, заказчик может столкнуться с неверно подобранным форматом, неправильной систематизацией или ее отсутствием, невозможностью интегрировать документы в общую систему.

2. Выбор оборудования ненадлежащего качества

Может показаться, что для сканирования документов не нужно специализированной техники, поскольку не требуется сверхчеткого изображения, но это не так. Если стандартный текст распознается достаточно легко, то с качественной передачей чертежей, схем, печатей обычное оборудование не справится.

3. Игнорирование технического задания на индексацию

Выбор принципа систематизации и индексация цифровых копий в соответствии с принятым планом – важнейшая часть работ, без которой от отсканированных образцов не будет толку. Без упорядочения документов их невозможно найти, следовательно, и использовать.

4. Сканирование без предварительной подготовки

Перед оцифровкой бумаги обязательно сортируют: в документообороте любого предприятия существует огромное количество не представляющих ценности экземпляров, на сканирование которых не стоит тратить время и силы.

5. Игнорирование или нарушение порядка работ

Подготовка, сканирование, занесение в систему с индексацией и прочие действия выполняют комплексно и в строгой последовательности. Если произведена только оцифровка документов, потребуется огромное количество времени, чтобы доработать результат до полноценного электронного архива.

Таким образом, лучше всего проводить сканирование бумажных носителей в рамках комплексных работ по подготовке и внедрению электронного документооборота и архива. Профессиональное выполнение этой сложной задачи обеспечат опытные специалисты компании «ОРБ». Для получения подробной консультации свяжитесь с менеджером по телефону либо заполните форму обратной связи на сайте.