Статьи

Для систематизации и грамотного ведения документооборота недостаточно только хорошей организации и соблюдения правил ведения документации персоналом. В архивном деле существует несколько механизмов, которые помогут поддерживать порядок в бумагах. Среди них – полистный просмотр документов, обязательный, например, при экспертизе ценности перед передачей дел в архив. Просмотр каждой бумаги – единственно верный способ навести настоящий порядок и обеспечить сохранность необходимых сведений и утилизацию ненужных данных.

Российское законодательство определяет обязательные для хранения категории документов, а также условия и порядок образования архивов. Строгие требования касаются всех без исключения организаций и предполагают ответственность за их несоблюдение. Подобные нарушения могут быть выявлены при выборочных архивных проверках.

Источниками комплектования государственных архивов в обязательном порядке являются государственные и муниципальные учреждения, а в ряде случаев – организации и частные лица, документация которых представляют определенную ценность. Списки таких источников составляются кураторами архивов, а с компаниями или частными лицами заключаются соответствующие договора.

Архивное законодательство четко определяет требования не только к типам и срокам хранения документов, но и условиям их хранения. Помещение под архив должно соответствовать ряду параметров, которые гарантируют сохранность документов и их защиту от разных видов повреждений.