Бизнес-архивы: задачи, преимущества и особенности формирования
Количество управленческих решений и связанных с ними документов в современных компаниях растет, что доставляет определенные неудобства. Однако на эту проблему стоит взглянуть по-другому: в бумажном массиве содержится не просто история организации, а огромный потенциал, который можно использовать как инструмент управления бизнесом.
Читать
Подшивка документов в бухгалтерии
Объединив бумаги по принципу систематизации и освободив их от металлических и иных крепежей, листы подшивают в картонную папку, вставляя перед первым документом чистый лист. Проколы выполняются дыроколом или шилом, подшивка – специальными нитями. Перед скреплением бумаг важно удостовериться, что комплект сформирован в полном объеме и нужном порядке, пронумерован. После подшивки папку заверяют.
Читать
Для чего нужна автоматизация обработки документов
Цифровой архив существенно повысит эффективность документооборота компании, упростит работу с данными, сделает их доступными для определенного круга сотрудников. При этом электронный архив, в отличие от бумажного, гораздо проще обслуживать и поддерживать в нем порядок.
Читать
Схема сканирования документов
создании электронного архива значимым и масштабным этапом является оцифровка документов. Данная процедура требует планирования, систематизации, специальной техники и достаточно выделенного времени. Несмотря на возможные трудности, оцифровка документов имеет множество преимуществ: освобождается офисная площадь, упрощается и становится удобней работа с архивом, повышается уровень информационной безопасности, что положительно сказывается на функционировании предприятия.
Читать
Виды электронных архивов
Хранение документации компании в электронном виде – практичное современное решение. Архив может быть создан как для всего предприятия, так и для конкретного отдела. В зависимости от потребностей организации и особенностей ее функционирования, подбирают вид электронного архива.
Читать
В чем заключается работа сканировщика?
Современные технологии существенно облегчают процесс сканирования – с подобной задачей (при наличии специального оборудования) может справиться практически любой человек. Однако когда речь идет о создании электронного архива, к качеству электронной версии документа предъявляются особые требования, поэтому выполнение данной процедуры лучше доверить опытному квалифицированному специалисту.
Читать
Систематизация и анализ информации: с чего начать?
Систематизация и анализ информации позволяют компаниям отслеживать внешние и внутренние изменения, взаимосвязи процессов и результаты принятия тех или иных решений. Подобные сведения дают серьезное конкурентное преимущество, поскольку помогают избежать ошибок и выбрать оптимальную рабочую стратегию.
Читать
Учет возвращенных и невозвращенных документов с помощью электронного архива
Движение документов в организации требует постоянного контроля, особенно если дело касается работы с бумагами за ее пределами – предоставление сведений партнерам, контакты с контрагентами и т.д. Отследить факт возврата документов вручную очень трудно, однако есть современное решение, которое существенно упрощает задачу.
Читать
Сверка документов силами сторонней компании
Чтобы избежать утери, порчи документов, а также утечки информации, рекомендуется периодически проводить сверку документов в архиве. Данная процедура помогает поддержать порядок в документообороте, вовремя обнаружить и устранить нарушения.
Читать
Куда передать архив?
С течением времени документов, подлежащих длительному хранению, скапливается много, и тогда перед руководством встает несколько организационных вопросов. В частности, если архив хранится в офисе, с увеличением документооборота будет требоваться все больше и больше места для его размещения. Кроме того, для ведения архива необходимо либо открывать дополнительную вакансию, либо распределять нагрузку на уже работающих специалистов, которые далеко не всегда могут справиться с поставленными задачами.
Читать
