Статьи

Создание электронного документооборота и архива – трудоемкий и времязатратный процесс, однако результат стоит подобных усилий. Чтобы система функционировала четко и грамотно, важно соблюсти последовательность действий при разработке хранилища и учесть несколько важных условий.

Под источниками комплектования государственных и муниципальных архивов подразумевают организации, которые передают туда документы на хранение. В соответствии с законом об архивном деле, в этот список попадают компании, соответствующие определенным критериям отбора (объемы производства, специфика деятельности, значение организации в масштабах города, региона, страны, новизна продукта/услуги и т.д.).

Потеря документов, подлежащих обязательному хранению – ситуация довольно распространенная. Но настоящими проблемами она может обернуться, если факт утери был обнаружен накануне визита проверяющих организаций. Избежать возможных штрафов и неприятностей поможет своевременное восстановление утраченных документов.

Документооборот любой компании, независимо от ее масштабов, предполагает существование архива. Его организация может быть выполнена силами предприятия либо поручена сторонним специалистам (аутсорсинг).

Грамотный подбор исполнителя – залог успешного результата в любом деле, и организация электронного документооборота не является исключением. Столкнувшись с необходимостью сканирования большого количества бумажных носителей, руководители рискуют совершить несколько серьезных ошибок, которые могут повлечь за собой сбои в функционировании уже готовой системы цифрового офиса.