Архив ИП: правильное хранение и обработка документов

Индивидуальные предприниматели, как и юридические лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков, установленных законодательством. Это особенно важно для документов по личному составу, имеющих срок хранения до 75 лет. При халатном отношении ИП к данному вопросу у работников предприятия впоследствии могут возникнуть проблемы с подтверждением размера оплаты труда, трудового стажа, фактов наград и особых заслуг при назначении мер социальной поддержки и трудовой пенсии.

Для своевременного учёта и предотвращения риска утраты документов ИП ежегодно передают в архив сведения, предусмотренные трудовым и архивным законодательством. Документы постоянного и долгосрочного хранения должны храниться на бумажных носителях.

У индивидуальных предпринимателей, заключивших договор с государственными или муниципальными архивами и являющихся источниками комплектования, подлежат хранению документы:

• постоянного хранения - устав, учредительный договор, списки учредителей, протоколы учредительных собраний, приказы, распоряжения по основной деятельности;
• документы со сроком хранения свыше 10 лет - документы о государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей, постановке на учёт в налоговой организации, лист записи в ЕГРИП, статистические коды, документы по электронной цифровой подписи, документы по личному составу, имеющие срок хранения 50-75 лет - приказы о приеме и увольнении, перемещении, премировании, выплате вознаграждений, награждении, личные дела работников, личные карточки и лицевые счета работников;
• документы со сроком хранения до 10 лет - договоры и соглашения по хозяйственной деятельности, документы бухгалтерского учета и т. д.

При обработке документов индивидуального предпринимателя выделяют:

• регистрационные документы;
• кадровые документы;
• разрешающую документацию;
• учётные и отчётные документы.

Правильное хранение документов и обработку архива ИП лучше всего доверить профессионалам. Специалисты архивной компании «ОРБ» имеют большой опыт в данной области и оказывают полный спектр профильных услуг — от создания и ведения архива индивидуальных предпринимателей до обработки документации и передачи ее в государственный или муниципальный архив. Получить подробную консультацию по всем возникшим вопросам можно по телефону +7 (495) 734-78-00.