Архивная проверка

Многие коммерческие организации полагают, что не представляют интереса для проверяющих архивных служб, так как их документация не имеет никакой общественной ценности. Однако существующее в Российской Федерации законодательство определяет для обязательного хранения довольно широкий перечень бумаг, среди которого есть и единицы, имеющиеся даже в небольшой фирме.

Чтобы архивная проверка не застала вас врасплох, необходимо четко уяснить несколько важных моментов.

Документы фирмы – частные или государственные?

Наравне с нормативными актами, охраняющими частную жизнь и коммерческую тайну, в РФ существует четкий регламент, контролирующий пополнение государственных архивных фондов и обеспечение сохранности информации, которая может потребоваться отдельным гражданам. Обязательному хранению подлежат документы по личному составу (сведения о стаже и заработной плате используются для начисления пенсий и льгот), статистические данные (необходимы для общей статистики), документы, подтверждающие собственность, факт сделки (требуются в случае возникновения споров).

Таким образом, нельзя считать документы фирмы ее собственностью и распоряжаться ими по своему усмотрению.

Можно ли договориться с архивной проверкой?

Проверяющая комиссия действует по специальному указу и регламенту. В ее состав входит обозначенное количество сотрудников, результаты проверки фиксируются в детальном отчете, содержащем акт, описания выявленных нарушений и указания по их устранению. Для руководителя и предприятия намного проще и выгодней во всех смыслах грамотно выстроить архивную систему, чем надеяться на возможность договориться незаконными путями с многоуровневой системой контроля.

Ответственность за нарушения – реальна?

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях содержит систему штрафов, которые разнятся в зависимости от типа утерянных документов и т.д. Например, для ответственных лиц материальное взыскание составит от 2 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 200 тысяч рублей.

При незначительных нарушениях (таким является ненадлежащее оформление документации) предполагаются небольшие штрафы – 100-500 рублей для физических лиц и 2-3 тысячи рублей для юридических, а также вынесение предупреждения. Однако ошибки, которые нарушают права и законные интересы граждан (сотрудников предприятия), становятся поводом для возбуждения уголовного дела. Помимо штрафа, в качестве наказания нередко применяют наложение запрета на осуществление деятельности в течение нескольких лет.

Таким образом, за ненадлежащую организацию документооборота и архива предприятия ответственные лица (руководители, архивариус) могут понести ответственность – и материальную, и уголовную. Если у фирмы недостаточно собственных ресурсов для полноценного ведения архива, во избежание подобных неприятных инцидентов имеет смысл делегировать полномочия профессионалам и перепоручить эти обязанности специализированной компании. В таком случае вы можете быть уверены, что пройдете любую архивную проверку с легкостью и без неприятных последствий.