Архивная опись, зачем она нужна?

Любое хранение рабочих бумаг начинается с того, что их необходимо систематизировать. Для этого используется архивная внутренняя опись документов – хлопотное занятие для секретарей и специалистов. Мало просто собрать объем кадровой, бухгалтерской и прочей документации и передать в архив – необходимо предварительно просмотреть каждую бумагу, проанализировать ее ценность, составить опись всего объема. Сегодня популярным стало приглашение с этой целью специалистов, которые полностью подготовят документы для сдачи в архив.

Организация архива – дело сложное, опись составляется для документации временного, постоянного срока хранения, отчетности кадрового отдела. При этом опись составляется для каждой группы отдельно и лишь для бумаг со сроком хранения более 10 лет.

Виды описи

На основе архивной описи создаются специальные справочники, каталоги, указатели, путеводители, обеспечивающие быстрый, удобный доступ к необходимой документации следующих видов:

• для длительного хранения;
• для постоянного хранения (срока хранения нет);
• для временного хранения (обязательно указываются сроки);
• отдельной группой идут дела, касающиеся личного состава;
• содержащая особо ценную информацию по предприятию, подразделению.

Архивные услуги включают в себя проектирование, составление удобной базы для пользования, причем все дела хранятся в установленных условиях. Для электронной формы может быть предусмотрено санкционированное копирование, ограниченный доступ доверенных лиц.

Сама опись включает:

• соответствующую характеристику;
• указание порядковых номеров для каждого отдельного документа;
• специальный делопроизводительный индекс, который составляется на основании значимости, назначения дела;
• полный заголовок документа;
• даты (крайние для хранения, указываются обязательно);
• общее количество листов документа;
• итоговая запись, которая включает в себя учетный элемент;
• особый лист-заверитель, позволяющий вести учет количества листов;
• справочный архивный аппарат: титульный лист, предисловие, содержание и прочее.

Все архивные описи составляются в строгом соответствии с установленными нормами, реквизиты должны располагаться в четко отведенных для них местах.