Архивное делопроизводство в организации: с чего начать?

Вопрос об организации архивного делопроизводства встает буквально с первых дней существования компании. При современных объемах документации отсутствие налаженной системы может привести к путанице в бумагах и утрате информации.

Алгоритм ведения архивного делопроизводства включает следующие этапы:

• учет;
• систематизация;
• хранение переданной в архив документации;
• обеспечение безопасности и конфиденциальности информации.

На процесс создания и грамотного ведения архива влияет целый комплекс внешних и внутренних факторов – от масштаба самого предприятия, специфики его деятельности до количества работников. Однако принципы архивного дела одинаковы для всех:

• грамотное и детальное планирование работы по созданию и ведению архива;
• определение функционала архива;
• разработка номенклатуры дел;
• назначение работника, ответственного за ведение архива, или руководителя структурного подразделения;
• разработка положений и инструкций, где прописываются структура и регламент работы архива.

Если организация небольшая, ведение архива, как правило, входит в обязанности бухгалтеров. В более крупных компаниях вводится должность штатного архивариуса либо создается отдельное структурное подразделение.

В функционал архивного делопроизводства входит:

• экспертиза ценности документов;
• формирование дел;
• составление описей;
• учёт и обеспечение сохранности сведений;
• поиск и предоставление пользователю архивных единиц;
• удаление из архива документов с истекшим сроком хранения.

Организация архивного делопроизводства – сложной процесс, требующий больших финансовых затрат и специальной подготовки сотрудников. Задача во многом упрощается, если внедрить электронный документооборот. Такая мера не только снижает расходы на архивное делопроизводство, но и значительно упрощает и ускоряет процесс работы с базой данных. Вложения в создание электронного архива полностью себя оправдывают: в дальнейшем он позволяет существенно сократить расходы на делопроизводство, обеспечить оперативный доступ к информации, гарантировав при этом конфиденциальность и сохранность сведений.

Создание архива в организации требует профессиональных знаний, умений и навыков, специального оборудования, поэтому оптимальным решением станет поручение этой задачи профильным специалистам. Сотрудники компании «ОРБ» возьмут на себя полный комплекс архивных работ любого уровня сложности. Для получения консультации по вопросам сотрудничества свяжитесь с нашим менеджером по телефону +7 (495) 734-78-00 либо заполните форму обратной связи на сайте.