Архив документов на предприятии

Каждое предприятие и организация имеют архив документов и придерживаются нормативов в делопроизводстве. Средний срок хранения документации составляет 3 года. Однако он может составлять как 1 год, так и 75 лет, например, личные дела сотрудников. Кроме того, есть определенные виды документов, которые необходимо иметь постоянно. Законодательство регламентирует условия и сроки хранения архивных дел и обязывает предприятие сдавать необходимые деловые бумаги в ведомственный архив. Важно соблюдение норм и правил оформления актов, сопутствующих архивоведению.

Качество ведения архивных дел обусловливается подготовкой к отправке на хранение, включающей:

• экспертизу ценности дел;
• последующее оформление;
• опись документов;
• составление актов для уничтожения бумаг, не представляющих ценности.

Комиссия экспертов в составе около 4 человек проводит заседание, по результатам которого принимаются решения о вышеперечисленных процедурах.

От экспертизы до уничтожения

Основой для экспертной оценки документов является номенклатура, где указаны время хранения перечней документов и дел. Экспертиза представляет собой полистный просмотр бумаг. Данные результатов этой процедуры определяют время хранения документов и список дел, ожидающих уничтожения.

Акты для последующего содержания в архиве или уничтожения подлежат рассмотрению одновременно с их описями. Они должны быть подписаны руководителем компании после того, как их утвердит комиссия экспертов архивного учреждения. Далее документы следуют в зависимости от назначения: утвержденные для содержания – в архив, подписанные на уничтожение должны быть сданы специалистам. По результатам экспертной оценки должно быть произведено деление для хранения или утилизации.

Основным документом, регулирующим деятельность экспертной комиссии, является Положение об Архивном фонде РФ. Опись документов включает в себя работу по классификации: для хранения на срок больше 10 лет, до 10 лет, постоянного содержания и по личному составу. Утилизация дел, время хранения которых составляет до 10 лет, возможна только после полной передачи в архив всех документов, период хранения которых составляет больше 10 лет или имеет статус постоянного. Этот документ считается основным в работе научно-справочного аппарата.

Правила оформления для хранения документов и дел в архиве

Следующим этапом подготовки передачи документов предприятия в архив является оформление дел. Проводит эту процедуру специалист, ответственный за делопроизводство. Срок хранения дел влияет на то, в каком оформлении нуждается документ: полном или частичном. В первом варианте необходимо:

• перегруппировать дела в последовательности от января к декабрю;
• пронумеровать листы;
• составить внутреннюю опись ценных документов;
• сделать заверительную надпись дела;
• подшить документ в твердую обложку;
• внести необходимые реквизиты и уточнения.

Описанием дел называется вынос на обложку документа необходимой для постоянного хранения информации. Она включается в себя: наименование предприятия и структурного подразделения, индекс документа, дату, заголовок и аннотацию, номер тома, количество в деле листов и время хранения.

Частичное оформление допускает: хранение в скоросшивателе, отсутствие нумерации, заверительной подписи и перегруппировки.

Зная основы делопроизводства, предприятие обеспечит удобной и законный документооборот. Следствием этого выступают хорошие отношения с государственными органами, основанные на компетентной работе специалистов и не влекущие за собой никаких проблем и сложностей.