Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9
д. 63, стр. 9
Любая организация в процессе своей деятельности производит множество разнообразных бумаг. Практически вся бухгалтерская отчетность, личные дела, договоры и прочие документы имеют определенные сроки хранения. Специалисты, которые заботятся о правильном их хранении, называются архивариусами.
Рано или поздно наступает момент, когда объем хранящихся бумаг становится критическим. И в этот момент необходимо принять решение: либо хранить архив на территории организации, либо обратиться к услугам специализированной компании. Оба варианта имеют как преимущества, так и недостатки.
Этот вариант потребует больших временных ресурсов, кроме того, он весьма трудоемок. Прежде всего, понадобится отдельное помещение для архива. В идеале, организация архивного хранения документов подразумевает использование отдельно стоящего здания, соответствующего повышенным противопожарным требованиям.
В помещении не должно находиться труб водопровода. Кроме того, необходимо обеспечить ограниченный доступ к документам сотрудников.
Далее, следует приобрести специальную мебель, предназначенную для хранения бумаг, а это – довольно дорогое удовольствие.
Если руководство компании примет решение о передаче архива документов в копанию, которая оказывает подобные услуги, то тратиться на оборудование соответствующего помещения тратиться не придется. Зато теперь предстоят регулярные расходы на содержание бумаг.
Не очень удобно и то, что документы хранятся не в здании офиса. Разумеется, доступ к ним открыт в любое время, но ведь необходимо потратить время, чтобы добраться до места нахождения архива.
В зависимости от выбора варианта руководство компании должно заранее продумать и просчитать, насколько целесообразны те или иные затраты. Компания ОРБ рекомендует остановить свой выбор на создании электронного архива, который не займет много места и не потребует в дальнейшем больших ресурсов для сохранности.