Архивные работы

Архивные работы – это комплекс мероприятий, значительно упрощающих документооборот. Качественная обработка рабочих бумаг позволяет избежать множества проблем, связанных с поиском требуемых данных. Передача документов в архив осуществляется в соответствии со строгим порядком. Результатом этого является легкий поиск необходимого документа.

Зачем организовывать архивную обработку?

По закону все документы должны храниться в надлежащем виде, так как их нужно будет оперативно предоставить в случае проверки. Даже малейшие нарушения могут привести к наложению штрафов на компанию, а в отдельных случаях – и к более серьезным последствиям, например, к закрытию организации на время проверки. Архивное хранение документов – дело ответственное и требующее знания определенных пунктов законодательства. Руководители организаций несут административную, а также гражданско-правовую и даже уголовную ответственность за работу с архивом.

В течение рабочего процесса с каждым днем на большом или малом предприятии копятся различные виды документов. В один момент их становится настолько много, что возникает необходимость в их последующем хранения, описи, систематизации и уничтожении. В таком случае приходится в отдельном помещении организовать архив, работа в котором предполагает обработку, сканирование документов, их учет, а также использование.

Архивная обработка включает в себя:

• первоначальную экспертизу ценности документации и определение сроков ее хранения;
• сортировку дел на временное и постоянное хранение, а также уничтожение документации с истекшими сроками;
• периодическое составление номенклатуры;
• проведение переплетных работ;
• организацию хранения документов (возможно внеофисное хранение);
• уничтожение рабочих бумаг.

В чем преимущество архивных работ?

Архивные работы позволят навсегда навести порядок в хранящейся документации:

• систематизировать бумаги с помощью специальных описей. Это обеспечит их удобный и беспроблемный поиск по содержанию и видам;
• полностью избавиться от накопившихся документов с истекшим сроком. В результате можно будет освободить офисные площади и упростить работу с оставшимися документами;
• кардинально подготовиться к внезапным проверкам и ревизиям сотрудников из контролирующих органов власти;
• быть готовым к передаче документов из архива организации на хранение в Архивный фонд РФ;
• при утере документов быстро восстановить информацию, избежав санкций и последующей административной ответственности;
• архивные работы дают возможность создать строгий учет ценных бумаг по личному составу в случае смены руководителей.

Если вы не уверены в своих силах, то подобную работу лучше доверить профессиональным компаниям, зарекомендовавшим себя на рынке услуг и имеющим квалифицированную команду сотрудников. Грамотное создание современного архива – это залог успеха и будущего процветания компании, о котором вы должны позаботиться заранее.