Автоматизация пополнения архива

Организация пополнения архива с помощью современных способов автоматизации экономит временные и рабочие ресурсы. При масштабном документообороте без этой опции просто не обойтись – выполнение всех операций вручную очень медленно, а вероятность ошибиться крайне высока. Ускорить процесс перевода бумажного формата в электронный помогает специализированное оборудование и программное обеспечение.

Техническое оснащение

Скорость обработки документации определяет мощность сканера и программного обеспечения, качество подготовки оригиналов (отсутствие брошюровки, скрепок и т.д.). Офисная техника здесь не подойдет: профессионалы архивного дела как портативные сканеры, так и стационарные машины планетарного типа, способные обрабатывать документы формата до А0 или бумаги с нестандартными параметрами. При этом техника имеет очень высокую скорость работы.

Архивная система

База данных, электронный архив, облачное хранилище – любая электронная платформа хранения документов требует настройки. Если система подобрана в четком соответствии с потребностями организации, выбран правильный принцип классификации, заранее внесены необходимые теги и прочие атрибуты, процесс занесение данных будет максимально простым и быстрым.

Штрихкодирование

Нанесение на документы штрихкодов – подготовительный этап, который позволяет автоматически распознавать их при занесении в систему. Если этого не сделать, то все данные о документах придется заносить вручную, что требует немало времени и сил. Присвоение штрихкодов существенно ускоряет последующие процессы и сокращает сроки обработки массива бумаг.

Настроить автоматическое пополнение архива, а также справиться с другими задачами в рамках налаживания и внедрения системы электронного документооборота вам помогут специалисты компании «ОРБ».