Безбумажный офис: ожидания и реальность

Еще не так давно повсеместная компьютеризация казалась мечтой, но вот уже пару десятков лет компьютеры прочно закрепились в офисной жизни. Однако такая ситуация вовсе не означает вытеснение бумажного документооборота электронным, хотя последний, безусловно, более функционален. Так ли просто отказаться от привычного формата ведения дел и стоит ли это делать?

Культура документооборота

За десятилетия работы с бумажными документами четко сформировались способы их систематизации. Каталоги, принципы индексирования, законы и внутренние правила архивного дела функционируют давно и предсказуемо – в отличие от электронного документооборота, который стал использоваться совсем недавно.

Системность как выход из бумажного плена

Все больше организаций переходят на электронный документооборот. Чтобы подобное решение не стало роковым и не повлекло за собой множество ошибок и нестыковок, к решению этой задачи необходим профессиональный комплексный подход. Обеспечить полноценное грамотное функционирование электронного документооборота можно при наличии:

• технического обеспечения (приобретение или разработка специализированных программ, сканеров, хранилищ);
• внутреннего регламента регулярного пополнения цифрового архива;
• квалифицированных сотрудников, способных работать с информацией в подобном формате.

Тем не менее, полный отказ от бумажных носителей в ближайшее время не планируется.

Преимущества минимизации бумажных документов

Перевод части массива информации в электронный вид позволяет:

• оптимизировать офисное пространство;
• повысить эффективность работы сотрудников;
• сэкономить время за счет быстрого доступа к документам;
• упростить подготовку справок, обработку отчетов и т.д.