Безбумажный офис – возможно ли это?

Современный офис, благодаря внедрению программ электронного документооборота, приобрел совершенно иной облик.

Оптимизация текущих процессов, оперативность и доступность решения различных вопросов, высокая скорость работы с документацией, ликвидация с помощью электронной подписи вынужденных задержек и скопления бумаг в ожидании на заверение – все это стало возможным благодаря электронному документообороту.

В цифровой формат переводят бумажные архивы как крупные корпорации, так и небольшие компании.

Однако, несмотря на все плюсы цифровизации и активное внедрение современных технологий, полностью обойтись без бумажного документооборота в компании пока невозможно.

Существует ряд документов, которые, согласно требованиям законодательства, требуется хранить в печатном виде. К ним относятся:

• налоговая и финансовая документация, предоставляемая в государственные органы;
• оригиналы договоров.

Также, в случае ликвидации компании, Государственный архив принимает на хранение только бумажные оригиналы документов – как и многие другие государственные структуры.

Преимущества бумажного архива

Документы на бумажных носителях в некоторых моментах превосходят электронные, а именно.

• кибербезопасность – взломать, уничтожить, исправить цифровые носители информации при определенной подготовке не составит труда. А проникновение в охраняемый или находящийся под сигнализацией офис, взлом бумажного архива – мероприятие не только сложное, но и уголовно наказуемое;
• бумажный архив не зависит от отсутствия или наличия электроэнергии, исправного компьютера и устойчивого интернета;
• финансовые затраты на приобретение компьютера, установку программ, оборудование электронного архива, обучение персонала, обеспечение безопасности данных на электронных носителях существенно превышают расходы на приобретение принтера и бумаги.

Эти тенденции ярко демонстрируют факт: переход к безбумажному офису – перспектива очевидная, но отнюдь не ближайшего времени. Несмотря на снижение традиционного документооборота на бумажных носителях, полностью заменить его электронным делопроизводством пока не получается.