Что нужно знать перед тем, как организовать электронный документооборот?

Электронный документооборот все прочнее входит в повседневную деятельность компаний. Такой подход к организации внутренней работы обеспечивает сразу несколько преимуществ, которые вполне оправдывают финансовые и трудовые затраты. Однако прежде чем приступить к его созданию, следует пояснить, зачем вообще требуется электронный документооборот современной компании.

Оцифровка документов имеет множество преимуществ, а именно:

• упрощается доступ к требуемой информации – найти данные в таком виде намного легче и быстрее, чем каждый раз просматривать бумаги;
• пересылка документов в электронном виде значительно ускоряет процессы взаимодействия между отделами, с партнерами и внешними организациями;
• экономится место в офисе и расходы на распечатку и хранение документов.

Как сделать электронный документооборот эффективным?

Для достижения этой цели необходимо:

• внедрить программное обеспечение. Существуют типовые программы, иногда требуется разработать и установить специальное ПО, учитывающее потребности конкретной компании;
• обучить сотрудников. Привычка работать с бумагами уходит не так быстро, как хотелось бы. Для эффективного функционирования электронного документооборота необходимо ознакомить работников с правилами пользования системой и ее особенностями;
• дублировать документы. Отказаться от бумажного архива полностью не получится: некоторые документы не могут существовать только в электронном виде.

Для поддержания качественного функционирования электронного документооборота сервера и ПО необходимо обслуживать, иногда вносить коррективы в существующую систему, и тогда проблем с его работой возникать не будет.

За помощью в создании современной эффективной системы электронного документооборота предприятия обратитесь к опытным специалистам компании «ОРБ». Получить консультацию и уточнить стоимость услуг можно по телефону или заполнив заявку на сайте.