Что происходит, когда архивы выбрасывают

Хранение архивных документов – головная боль для любой организации. Некоторые руководители решают проблему хранения вышедших из употребления бумаг кардинально – выбрасывают архивы на помойку. Подобная решительность чревата серьезными проблемами для предприятия, которое может ответить за утерю важных сведений перед законом.

Почему документы нужно хранить?

Многие сведения могут понадобиться спустя десятки лет – для того, чтобы доказать право собственности, подтвердить факт продажи, оплаты, закрытия счета и т.д.

Самый распространенный пример – личные дела сотрудников. По достижению пенсионного возраста для получения законных выплат от государства необходимо предоставить в пенсионный фонд ряд документов, подтверждающих стаж, уровень заработной платы, наличие вредности или особых условий труда. Для этого человек обращается по каждому месту работы, и если этих сведений там нет, доказать наличие стажа очень трудно, иногда – почти невозможно.

Ответственность за утерю или ненадлежащее хранение документов

Утеря бумаг (в том числе умышленный выброс/уничтожение) – крайнее обстоятельство. Чтобы избежать подобных рисков, в архивном законодательстве предусмотрен ряд мер:

• строго прописаны сроки хранения документов различных типов;
• объяснены условия хранения бумаг с подробным описанием по обустройству стеллажей и помещений;
• предусмотрены архивные проверки, которые могут происходить в любых учреждениях, в том числе небольших коммерческих организациях.

Компании, для которых ведение собственного архива слишком затратно и сопряжено с организационными сложностями, могут воспользоваться аутсорсинговыми услугами специализированных организаций. Такой подход помогает соблюсти требования законодательства без ущерба для основной деятельности.