Что такое полнотекстовый поиск документов в электронном архиве?

В работе с большими объемами информации очень важен удобный формат поиска нужных данных. В базах и архивах он может осуществляться разными способами, из которых самый эффективный сегодня – полнотекстовый.

Полнотекстовый поиск документов – это алгоритм, при котором система анализирует данные не только в названии файла, но и в его содержимом. Также учитываются реквизиты документа, его автор, место и время создания и некоторые другие параметры, необходимые для расширенного поиска и сортировки.

Комплексный подход к поиску позволяет решить несколько задач:

• найти информацию, не отраженную в названии файла;
• отобрать документы, относящиеся к одной теме;
• найти данные, не зная реквизитов и названий документов.

Технология полнотекстового поиска документов

Данные в электронном архиве систематизируются и индексируются, в том числе для решения вопроса поиска информации. Алгоритм системы может быть запрограммирован на отбор файлов по:

• атрибутам;
• названию;
• номеру;
• контексту;
• полному тексту.

Для того, чтобы последний вариант работал и при этом не занимал длительное время на сканирование, в системе создается полнотекстовый индекс – современное программное решение, позволяющее эффективно и быстро находить информацию. Помимо внутреннего содержимого, в нем учитываются и атрибуты контрагента – электронный адрес, номер телефона, адрес сайта и другие данные.

Как начать использовать полнотекстовый поиск в электронном архиве?

Алгоритм может быть внедрен на этапе разработки системы электронного хранения документов или в уже существующую базу. Для этого учитываются особенности системы и применяются программные решения, обеспечивающие бесперебойную работу алгоритма. Установить такой полнотекстовый поиск в ваш электронный архив помогут специалисты компании «ОРБ». Обладая высокой квалификацией и большим опытом работы с цифровыми архивными системами, мы в короткие сроки реализуем поставленные задачи, в том числе наладим систему полнотекстового поиска документов.