Достоинства электронного архива перед бумажными носителями

Работа с большим оборотом документов – трудоемкий процесс. Зачастую необходимость поиска отдельных бумаг, требующихся для уточнения данных, предоставления информации во внешние инстанции или других текущих дел, затрудняет выполнение задач. Именно поэтому сегодня все больше компаний обзаводятся электронными архивами – более практичными и функциональными, чем бумажные.

Особенности электронного архива

Электронный архив – это база данных, включающая все документы организации, подлежащие хранению. Она содержит отсканированные копии первоисточников, систематизированных в соответствии с потребностями компании. Каждый документ отнесен к определенной категории, ему присвоены особые метки, благодаря чему информацию легко найти.

Существенно облегчает работу с документами возможность обеспечить разноуровневый доступ к архиву нескольким пользователям. Так, каждый сотрудник, которому необходимо получить данные из архива, может просматривать только определенные категории документов. Для максимальной защиты электронного архива ведется протокол действий пользователей. Кроме того, электронный архив обладает и другими преимуществами:

• простота и удобство поиска информации;
• экономия времени (отпадает необходимость в запросе в бумажный архив);
• высокая степень безопасности – электронные документы не могут испортиться, а резервное копирование служит для подстраховки от экстренных непредвиденных ситуаций;
• полный контроль доступа и защита от промышленного шпионажа – просматривать сведения в электронном архиве может ограниченное количество лиц, а протокол действий позволяет в любой момент проверить все запросы;
• экономия площади офиса – в отличие от бумажных архивов, которые нужно организовывать в особом отдельном помещении, электронный архив в этом не нуждается.

Что требуется для создания электронного архива?

Первое, что необходимо для появления электронного архива – это программа, функционал которой разрабатывается с учетом особенностей компании. Самый трудоемкий и длительный процесс – это сканирование первоисточников, их систематизация, присвоение категорий и критериев поиска. Следующий этап – настройка архива, распределение доступа.

Когда имеющаяся масса документов оцифрована и электронный архив запущен в работу, пользоваться им в дальнейшем очень просто. Вновь появляющиеся документы целесообразно добавлять по мере их возникновения, что не требует много времени и может быть выполнено сотрудниками компании. С появлением электронного архива многие рабочие задачи решать быстрее и проще, что в целом благоприятно влияет на эффективность работы организации.